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El aforo de cada hueco no es lo que cabe, es lo que puedes atender bien
Al terminar, cada mesa, clase, profesional o máquina tiene su número de plazas real fijado y escrito en el calendario, no calculado a ojo.
Ya sabes qué huecos son de una plaza y cuáles de varias; ahora toca ponerle a cada uno el número real de plazas que aguanta bien, no el que cabe a ojo. Tienes una mesa de cuatro sillas, una sala con veinte colchonetas o tres cabinas de manicura, y el calendario te pide un número: cuántas plazas admite ese hueco.
Pones el primero que se te ocurre —las sillas que hay, las colchonetas que caben— y sigues. Pero ese número no es una cifra de mobiliario. Es una promesa que le haces a cada persona que reserva: que va a caber bien, que la van a atender bien, que no va a chocar con nadie más.
Si el número está mal, la promesa se rompe dentro de la propia cita, no antes: no lo notas en la reserva, lo notas cuando la clase ya está llena o la mesa ya está sentada. Ya sabes distinguir un hueco de una sola reserva de un hueco de varias plazas; toca ahora decidir, hueco a hueco, cuántas plazas exactas lleva cada uno, y ese número no es el mismo para una mesa que para una clase de spinning.
Cuenta lo físico, después resta lo que hace falta para trabajar bien
El primer número siempre es fácil: cuenta las sillas, las colchonetas, las cabinas, las máquinas. Ese es tu aforo físico, lo que cabe si nadie tuviera que moverse ni corregir a nadie.
El número que va al calendario casi nunca es ese. Es el aforo físico menos lo que necesitas para dar el servicio con holgura: espacio entre colchonetas para que el profesor pase, tiempo del profesional para atender bien cada plaza, margen para que una máquina que se avería no te deje sin el sitio prometido. A ese segundo número lo llamamos aforo real, y es el que escribes en cada hueco.
La tentación es quedarte con el número físico porque es el que ya tienes: lo contaste una vez al montar el negocio y no vuelves a pensarlo. Pero el aforo real cambia con el propio servicio. Una sala de pilates con máquinas Reformer necesita más pasillo que una de esterillas; una peluquería con dos sillones y un solo lavacabezas tiene un cuello de botella que ninguna cuenta de sillas refleja.
- 1Cuenta las unidades físicas
Sillas de la mesa, colchonetas que caben en el suelo, cabinas o máquinas que tienes, profesionales que atienden ese turno. Es tu punto de partida, no el número final. - 2Resta el margen de trabajo
En una clase, el espacio para que el profesor camine entre plazas y corrija postura. En un profesional, el tiempo de atender bien a cada cliente sin encadenar citas a lo justo. En una máquina, una unidad de reserva si se estropea con frecuencia: en una sala con cuatro cabinas de bronceado, esa unidad puede ser una sola cabina si el mantenimiento es semanal. - 3Fija un número distinto por tipo de hueco
Una mesa no se cuenta como una clase, ni una máquina como un profesional. Cada tipo de hueco lleva su propio número, aunque compartan la misma franja horaria. - 4Escríbelo en el propio hueco del calendario
El número no vive en tu cabeza ni en una nota aparte: va en la ficha de esa mesa, esa clase, esa máquina, para que quien reciba la reserva no tenga que adivinarlo. Anota también la fecha en que lo revisaste, porque el margen que necesitas hoy no tiene por qué ser el que necesitabas hace seis meses.
Mesa, profesional, máquina, clase: no se cuentan igual
Una mesa cuenta personas, no reservas. Un profesional casi siempre cuenta como una sola plaza, salvo cuando el servicio tiene un tiempo de espera propio —un color de pelo que actúa solo, una manicura con secado— y entonces la misma persona puede llevar dos citas a la vez sin que ninguna espere de más. Una máquina cuenta unidades: si tienes tres cabinas de bronceado, ese hueco admite tres reservas simultáneas, ni una más por muy grande que sea la sala donde están.
Y una clase es donde más se falla, porque el aforo legal de la sala no es el aforo de la clase. Puede entrar mucha gente de pie y muy poca haciendo estiramientos con una esterilla a cada lado.
Estos cuatro tipos pueden convivir en la misma franja horaria sin que compartan número: a las seis de la tarde puede haber una clase de catorce plazas, dos profesionales atendiendo a la vez y una cabina de bronceado libre, y cada uno de esos huecos lleva su propio aforo, no uno común para todo el local.
- Cuentas lo que cabe si nadie se mueve
- Es rápido de calcular
- Vale cuando el espacio ya es el servicio, como una pista de pádel
- Cuentas lo que cabe atendiendo bien cada plaza
- Exige restar espacio, tiempo o margen de avería
- Vale para clases, profesionales y máquinas con mantenimiento
Cual elijo: Usa el aforo real siempre que haya un profesional o un espacio de trabajo de por medio; usa el aforo físico solo cuando el límite físico es el propio servicio, como una pista o una sala que se alquila entera.
Una clase de pilates: lo que cabe y lo que vendes
- Cada mesa, profesional, máquina y clase tiene su aforo real fijado y escrito en el propio hueco del calendario.
- El número de partida es lo que cabe físicamente; el número final es ese menos el margen que necesita el profesional para trabajar bien.
- El aforo físico y el real coinciden en una pista o una sala que se alquila entera, y se separan en una clase, un profesional con tiempo de espera o una máquina con averías.
- Revisas el número cuando cambia el servicio, el espacio o el equipo, no solo la primera vez que lo defines.
- Lo siguiente: cuánto tarda un hueco en quedar libre otra vez.
Tres casos para decidir el aforo
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Tienes una cabina de manicura con secado de uñas que tarda diez minutos por clienta, y el profesional puede maquillar a otra persona mientras tanto. ¿Cuenta como una plaza o dos?
Dos, porque el tiempo de espera del secado permite atender a otra clienta sin que ninguna espere; si fuera un corte de pelo sin tiempo muerto, sería una sola plaza.
2. Tu sala de yoga tiene aforo legal para treinta personas de pie, pero solo caben dieciocho esterillas con espacio para corregir postura entre ellas. ¿Qué número pones en el calendario?
Dieciocho, el aforo real de la clase; el aforo legal de la sala no es el aforo de la clase cuando el servicio exige espacio de trabajo entre plazas.
3. Tienes tres cabinas de bronceado y una de ellas se avería una vez al mes. ¿Vendes las tres plazas en cada hueco?
Depende de cuánto se repita: si la avería es rara, vendes las tres; si empieza a ser frecuente, reservas una unidad de margen y vendes dos, para no prometer un sitio que puede no estar.
Fijado el aforo de cada hueco, te queda decidir cuánto tiempo dejas libre entre una reserva y la siguiente para que no se pisen.