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Si nada ha cambiado de manos, ese cobro no lleva factura

Aprendes a distinguir el dinero que entra por una venta del que solo pasa por tu cuenta sin serlo, y a dejar constancia de ello sin usar ni una factura de más.

Por Yodai · Publicado el 6 de septiembre de 2026 · Actualizado el 12 de octubre de 2026

Te entra un cobro en la cuenta y no sabes qué hacer con él. Puede ser la fianza de un alquiler que vas a devolver la semana que viene. Puede ser el cargo de dos euros que hiciste tú mismo para comprobar que la pasarela de pago funciona. Puede ser un cargo duplicado: al cliente le has cobrado 45 euros dos veces por el mismo servicio porque la conexión falló a mitad de pago.

Cuando cobras una venta, la duda suele ser qué documento le das al cliente: factura completa o recibo simplificado (lo que la norma llama factura simplificada), según quién te compra y cuánto. Pero aquí la pregunta es anterior: ¿esto es una compra? Si no lo es, no hay factura ni recibo simplificado que valga, porque no hay venta que documentar: el Reglamento de facturación obliga a hacer factura por las entregas de bienes y las prestaciones de servicios, y aquí no hay ninguna.

Tres cobros que no son una venta

La fianza no paga nada: es una garantía que vuelve a su dueño si todo va bien. Si alquilas material de fotografía y pides 150 euros de fianza, ese dinero no es tuyo mientras el material está fuera. Tuyo es el precio del alquiler, no la fianza.

No la confundas con la señal: la señal es parte del precio que te pagan por adelantado, se queda contigo y sí lleva su documento. La Ley del IVA dice que en los pagos anticipados el impuesto se devenga «en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos», y el Reglamento de facturación pide factura también por los pagos recibidos antes de la venta. La fianza no es precio de nada, por eso no lleva ninguno. Eso sí, si acaba sirviendo para pagar, deja de ser fianza: la Dirección General de Tributos dice que, si lo retenido como fianza se aplica al pago, esas cantidades pasan a ser el pago de una operación sujeta al IVA.

El cobro de prueba tampoco es una venta: es un cargo que generas tú mismo para comprobar que la pasarela cobra bien, y que anulas o devuelves en el momento. No hay cliente al otro lado ni nada que se haya entregado. Mejor aún si no llega a moverse dinero de verdad: en el entorno de prueba de Stripe, por ejemplo, las transacciones se simulan con tarjetas de prueba y «no mueven fondos», y su contrato de servicios prohíbe hacer pruebas en modo activo con datos de pago reales.

El cargo duplicado es el más peligroso de los tres porque parece una venta: el nombre, el importe y la fecha coinciden con un servicio real. Pero solo uno de los dos cobros corresponde a algo entregado. El segundo es un error que se deshace, no una segunda venta: el Código Civil dice que quien recibe algo que no tenía derecho a cobrar, entregado por error, tiene la obligación de devolverlo.

Cuando parte de la fianza se queda contigo

Si el material vuelve roto y descuentas 40 euros de la fianza para cubrir el arreglo, esos 40 euros se quedan contigo, pero no se convierten en una venta: son una indemnización por el daño. La Ley del IVA deja fuera de la base del impuesto las indemnizaciones que, por su naturaleza, no son el pago de una venta o de un servicio. Y la Dirección General de Tributos lo aplica a las fianzas: la de un alquiler que cubre desperfectos, o la que se pide al prestar unos vasos por si no vuelven, tiene «carácter indemnizatorio» y no está sujeta al IVA. El resto, los 110 euros que devuelves, sigue siendo fianza.

El papel que sí conviene dejar

Que no lleve factura no significa que no dejes rastro. Si alguien te reclama la fianza dentro de seis meses, quieres tener algo escrito que diga cuánto era, por qué la cobraste y cuándo se devuelve. Lo mismo con un cargo duplicado: el cliente necesita ver por escrito que el segundo cobro queda anulado, aunque ese papel no sea una factura.

Ese documento se llama recibo o justificante, y no lleva IVA desglosado ni numeración fiscal. En la consulta de los vasos, la Dirección General de Tributos recuerda que, si no hay operación a efectos del IVA, no hay obligación de hacer factura, «sin perjuicio de expedir cualquier otro tipo de documento para justificar a otros efectos» el cobro. Basta con la fecha, el importe, el concepto y la condición de devolución. Si retienes una parte, añade cuánto y por qué.

El error que se paga caro

Con esto zanjado, lo que sigue es ponerle número a lo que sí es venta.