Si nada ha cambiado de manos, ese cobro no lleva factura
Aprendes a distinguir el dinero que entra por una venta del que solo pasa por tu cuenta sin serlo, y a dejar constancia de ello sin usar ni una factura de más.
Te entra un cobro en la cuenta y no sabes qué hacer con él. Puede ser la fianza de un alquiler que vas a devolver la semana que viene. Puede ser el cargo de dos euros que hiciste tú mismo para comprobar que la pasarela de pago funciona. Puede ser un cargo duplicado: al cliente le has cobrado 45 euros dos veces por el mismo servicio porque la conexión falló a mitad de pago.
Ya sabes que quién te compra decide si hay factura. Pero aquí la pregunta es anterior: ¿esto es una compra? Si no lo es, no hay factura ni recibo simplificado que valga, porque no hay venta que documentar.
Tres cobros que no son una venta
La fianza no paga nada: es una garantía que vuelve a su dueño si todo va bien. Si alquilas material de fotografía y pides 150 euros de fianza, ese dinero no es tuyo mientras el material está fuera. Tuyo es el precio del alquiler, no la fianza.
No la confundas con la señal: la señal es parte del precio, se queda contigo y sí lleva su documento en cuanto la cobras. La fianza no es precio de nada, por eso no lleva ninguno.
El cobro de prueba tampoco es una venta: es un cargo que generas tú mismo para comprobar que la pasarela cobra bien, normalmente de uno o dos euros, y que anulas o devuelves en el momento. No hay cliente al otro lado ni nada que se haya entregado.
El cargo duplicado es el más peligroso de los tres porque parece una venta: el nombre, el importe y la fecha coinciden con un servicio real. Pero solo uno de los dos cobros corresponde a algo entregado. El segundo es un error que se deshace, no una segunda venta.
- Ha cambiado de manos un producto, un servicio o el derecho a usarlos
- El dinero se queda contigo si todo sale como estaba previsto
- Corresponde factura completa o recibo simplificado, según quién compra
- El dinero vuelve a su dueño en cuanto se cumple una condición o detectas el error
- No hay producto ni servicio entregado a cambio
- No corresponde ningún documento fiscal, aunque sí conviene dejar constancia
Cual elijo: Si el dinero puede volver atrás sin que hayas entregado nada a cambio, no factures. Solo emites factura o recibo cuando el cobro es el precio de algo que ya has dado o vas a dar.
Cuando parte de la fianza se queda contigo
Si el material vuelve roto y descuentas 40 euros de la fianza para cubrir el arreglo, esos 40 euros dejan de ser fianza y pasan a ser el cobro de un servicio: la reparación o la compensación por el daño. Esa parte sí es una venta y sí necesita su documento, aunque sean solo 40 de los 150 euros. El resto, los 110 que devuelves, sigue sin llevar ninguno.
El papel que sí conviene dejar
Que no lleve factura no significa que no dejes rastro. Si alguien te reclama la fianza dentro de seis meses, quieres tener algo escrito que diga cuánto era, por qué la cobraste y cuándo se devuelve. Lo mismo con un cargo duplicado: el cliente necesita ver por escrito que el segundo cobro queda anulado, aunque ese papel no sea una factura.
Ese documento se llama recibo o justificante, y no lleva IVA desglosado ni numeración fiscal. Basta con la fecha, el importe, el concepto y la condición de devolución.
El error que se paga caro
Con esto zanjado, lo que sigue es ponerle número a lo que sí es venta.
- Sabes distinguir un cobro que es venta de uno que solo mueve dinero sin serlo
- Dejas un recibo simple para la fianza y el cargo duplicado, sin numeración fiscal
- Sabes que la parte de una fianza que retienes como compensación sí necesita su propio documento
- Anulas el mismo día cualquier cobro duplicado, antes de que cuente como ingreso