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La caja fuerte que no se lleva nadie cuando se va

Se lleva un sitio único, fuera de la cabeza de nadie, donde viven las tres llaves documentadas y quién puede abrirlas.

Tu socio se va, cambias de agencia web, o un día necesitas entrar en el dominio y la persona que se ocupó de comprarlo no contesta el teléfono. Ya sabes quién tiene hoy cada una de las tres llaves: quién compró el dominio, quién apunta las direcciones donde vive tu web y tu correo, y quién administra las cuentas de correo.

Pero saber quién tiene la llave no es lo mismo que poder usarla el día que haga falta. Si esa contraseña vive solo en la cabeza de esa persona, en un papel de su mesa o en su correo personal, tu negocio depende de que esa persona te conteste. Hoy decides dónde vive esa información para no tener que localizar a nadie.

Qué va dentro de la caja

No guardas solo tres contraseñas. Guardas, de cada llave, cuatro datos: quién es el proveedor —el registrador donde está comprado el dominio, quién da el servicio de DNS, quién aloja el correo—, con qué cuenta se entra, cómo se verifica en dos pasos y quién más, aparte de ti, puede entrar hoy.

Sin esos cuatro datos, tener la contraseña no sirve de nada: llegas a una pantalla que pide un código que va al móvil de otra persona, o descubres que el registrador no era el que creías.

El código que llega al móvil de otro

La verificación en dos pasos es la parte que más se olvida documentar. Si el registrador manda el código por SMS al móvil de la persona que abrió la cuenta, el día que esa persona no está, no entras aunque tengas la contraseña correcta.

Decide desde ahora un método que no dependa de un solo móvil: una app de autenticación instalada también en el tuyo, o los códigos de respaldo que se generan el día que se activó la verificación, guardados —cifrados, en el mismo sitio que la contraseña— para cuando haga falta. Sin esos códigos de respaldo, un móvil roto o perdido te deja fuera de tu propio dominio.

Dónde vive esa ficha

La ficha —la lista de qué existe y quién puede entrar— puede vivir en un documento compartido cualquiera. Pero la contraseña en sí no va ahí. La contraseña va en un gestor de contraseñas pensado para compartir sin que nadie vea el texto: guarda el secreto cifrado, entrega el acceso solo a quien tú decides y avisa si alguien lo cambia.

Quién tiene llave de la caja fuerte

No todo el que necesita entrar en el dominio un día concreto necesita acceso permanente a la caja fuerte. Dale ese acceso a dos personas como mucho: tú, y alguien de confianza que seguirá ahí pase lo que pase con la agencia o el socio de turno —un gestor, un familiar, un socio que no cambia. Quien hoy administra tu correo puede tener la llave de esa cuenta sin tener la llave de la caja fuerte entera.

Y si esa cuenta de correo sigue siendo un gmail personal donde también escribes a tus clientes, antes de repartir esta llave conviene resolver eso primero —ya lo vimos en la lección sobre dejar el gmail.

Con las tres fichas escritas y la caja fuerte elegida, ya no dependes de la memoria de nadie. La próxima lección es el orden exacto en que cierras cada puerta el día que alguien se va.