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Dos buzones para empezar, no uno para todo

Sabes cuántos buzones de correo necesita tu negocio, cómo se llama cada uno y cuál no debes mezclar nunca con envíos masivos.

Ya tienes el dominio reservado y estás a punto de contratar el correo. Antes de darle a "crear cuenta", te toca decidir algo que parece pequeño y no lo es: cuántas direcciones vas a abrir con ese nombre.

Si abres una sola, todo entra revuelto: la reserva de un cliente, la factura de tu proveedor de internet y el correo de una newsletter a la que te apuntaste sin querer. Si abres diez, la mitad se quedan sin leer al mes siguiente.

El criterio no es cuánta gente trabaja contigo. Es cuántas tareas distintas va a recibir tu correo, y cuáles de esas tareas merecen su propia puerta.

Además, la mayoría de proveedores de correo cobran por buzón activo. Cada uno que abres y no usas es un gasto mensual que no te devuelve nada.

Una tarea, una puerta

Piensa en tu correo como en el mostrador de tu negocio. Si todo el mundo entra por la misma puerta —el cliente que quiere reservar, el proveedor que manda la factura del mes y el curioso que solo pregunta precios— acabas atendiendo mal a los tres.

Separar por tarea significa que cada dirección tiene un dueño y un motivo claro para existir. No la creas "por si acaso": la creas porque ya sabes qué correo va a caer ahí cada semana.

Los tres que cubren casi cualquier negocio

Casi ningún negocio necesita más de tres para empezar. El primero es el de cara al público: donde llega la reserva, la consulta de precio, la queja. Lo revisas tú o quien atienda al cliente, y responde siempre en horas, no en días.

El segundo es el administrativo: facturas de proveedores, avisos del banco, papeleo. No necesita respuesta rápida, pero sí que alguien lo mire una vez a la semana sin que se pierda entre los mensajes de clientes.

El tercero lleva tu nombre. Es el que usas cuando negocias tú, en persona, con un proveedor o un partner: da más confianza que uno genérico y no lo comparte nadie más.

El nombre del buzón también es una decisión

"hola@" suena a que respondes tú, en persona; "info@" suena a centralita. Si tu negocio vive de la cercanía —una peluquería, una clínica pequeña, un taller— usa el primero: quien escribe a "hola@" espera una respuesta con tu voz, no una plantilla.

Si el volumen es alto y responde un equipo, "reservas@" o "pedidos@" deja claro qué se puede pedir ahí y evita el tono forzado de fingir que escribe una sola persona cuando escriben cinco.

Para el buzón administrativo, el nombre neutro funciona bien: "facturas@" o "administracion@" no necesita cercanía, necesita que el proveedor sepa dónde mandar el papeleo.

Cuándo se queda corto

Se queda corto cuando una de esas bandejas empieza a mezclar otra vez dos tareas distintas. Si en "hola@" te llegan tanto reservas como currículums de gente que quiere trabajar contigo, separa uno.

También cuando alguien que no eres tú necesita entrar a una bandeja sin ver las demás: ahí es cuando el buzón administrativo se independiza de verdad, con su propio acceso para quien lleve las cuentas.

Y se queda corto también al revés: si abriste tres buzones y llevas meses sin mirar uno, fusiónalo. Un buzón muerto es peor que no tenerlo: alguien puede seguir escribiéndote ahí pensando que lo lees, y tú no te enteras.