El extra pequeño se suma a la factura; el extra grande lleva presupuesto propio
Sales sabiendo, con un número decidido de antemano, si un cambio a mitad de trabajo va sumado a la factura final o se presupuesta aparte, y qué le dices al cliente en el momento en que lo pide.
Da igual que el cliente haya tardado en contestar o haya dicho que sí a la primera: en cuanto empiezas a trabajar sobre ese presupuesto aceptado, aparece el primer imprevisto. Estás a mitad de un trabajo y el cliente te escribe: “ya que estás, ¿me añades también...?”. Puede ser una tontería de cinco minutos o puede ser media jornada más. Y tú no sabes si eso va en la factura de siempre o si hace falta parar y presupuestar de nuevo.
Si lo metes sin decir nada, pasan dos cosas malas. O te lo comes tú, porque no te atreves a subir la cifra que ya diste. O se lo cobras al final sin avisar, y el cliente lo descubre justo cuando tiene que pagar, que es el peor momento para una sorpresa.
¿Cambia el precio o cambia el encargo?
La pregunta no es si el cambio es grande o pequeño a ojo. Es si sigue siendo el mismo encargo con un matiz, o si es un encargo distinto que se ha colado dentro del primero.
Un armario a medida presupuestado en 640 euros. A mitad de montaje el cliente pide cambiar el tirador de las tres puertas por uno más caro. Son veinte minutos y una pieza que compras tú mismo: eso sigue siendo el armario, con una línea más en la factura.
Ese mismo cliente, a mitad de montaje, pide además un mueble zapatero a juego para la entrada. Eso no es un matiz del armario: es un mueble nuevo, con sus propias medidas y sus propias horas. Eso no se suma a la factura, se presupuesta aparte.
La regla corta: si lo puedes resolver con lo que ya tienes en el sitio y no te cambia el número de horas calculado en más de una hora o dos, va en la factura final como una línea extra. Si te obliga a volver a medir, a comprar algo que no habías comprado, o a reservar otro día, es un encargo nuevo con su propio presupuesto.
- El cambio cabe en lo ya calculado: una hora o dos de más, no un día entero
- No hace falta comprar nada que no tuvieras previsto
- Se resuelve el mismo día, sin parar el trabajo en curso
- El cambio añade horas que no estaban en el cálculo original
- Hace falta material, medida o cita distinta a la del primer encargo
- El cliente podría decir que no a esa parte sin que afecte al resto
Cual elijo: Si el cliente dijera que no al cambio y el trabajo original seguiría exactamente igual, es presupuesto aparte. Si decir que no dejaría el encargo a medias, va en la factura final.
Lo que se dice en el momento, no al final
El error no es cobrar el extra. Es cobrarlo en silencio. Se dice en cuanto el cliente lo pide, con una frase corta y siempre la misma según el caso: “eso lo sumamos a la factura de hoy” o “eso es un encargo aparte, te paso un presupuesto con su propio enlace”. Nunca “ya lo vemos” ni “no te preocupes”.
Decirlo en el momento cambia cómo lo recibe el cliente. No es que le estés cobrando algo de más: es que le estás contando, mientras decide pedirlo, qué va a ver después en la factura. Eso convierte una sorpresa en una decisión suya.
- 1Pon un número a “pequeño”
Antes de empezar el trabajo, decide tú mismo cuánto es un cambio menor: por ejemplo, una hora o el diez por ciento del tiempo presupuestado. Así no lo decides con el cliente delante, a ojo y con prisa. - 2Dilo en el momento en que te lo piden
No esperes a la factura ni al final del trabajo. En cuanto el cliente pide el cambio, le dices si va sumado a lo de hoy o si va aparte. - 3Si va aparte, con su propio enlace
Un presupuesto nuevo se manda como el primero: con su enlace, su plazo y, si el trabajo lo merece, su propia señal. No es una nota suelta en el chat. - 4Si va sumado, que se vea en la factura
El cliente ve la línea extra y el motivo, no solo un total más alto de lo que recordaba. Eso evita la pregunta incómoda cuando llega el momento de cobrar el resto.
- Un límite de horas o de porcentaje decidido de antemano, no a ojo con el cliente delante
- La frase que dices en el momento del cambio, no en la factura
- Los cambios pequeños suman línea en la factura final; los grandes llevan presupuesto y enlace propios
- Lo siguiente es decidir cuándo se entrega el trabajo terminado respecto al cobro