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Corta primero, pregunta después
Al terminar sabes cortar el acceso a un correo o dominio en cuanto sospechas, sin esperar la prueba completa, y qué decirle a un cliente que pudo recibir un mensaje falso en tu nombre antes de pedir explicaciones a nadie.
Un antiguo encargado de tu WhatsApp de reservas te dijo hace tres meses que ya no trabaja contigo, pero nadie le quitó el acceso al correo del negocio. Hoy un cliente te llama para confirmar que ha pagado un presupuesto, y te da el número de una cuenta que tú no reconoces. No sabes si ha sido él, si es un tercero que le robó la contraseña, o si es una casualidad sin relación. Lo único que sabes es que alguien, con algún nivel de acceso, ha podido escribir en tu nombre.
La pregunta que te hace dudar es la equivocada. No es quién ha sido. Es si cortas el acceso ahora, con lo poco que sabes, o esperas a tener la prueba completa. Si esperas a estar seguro, cada hora que pasa con esa puerta abierta es una hora en la que puede volver a pasar.
El coste de esperar
Cambiar una contraseña se deshace en un minuto si al final no había nada: la vuelves a dar y no ha pasado nada. Pedirle explicaciones a alguien y descubrir después que sí tenía el correo abierto no se deshace: en esas horas ya ha podido escribir a quien quisiera, pedir un pago, cancelar una reserva o borrar un historial de conversación. La decisión no es simétrica, y por eso no se trata como si lo fuera. Cuando el coste de equivocarte en un sentido es una disculpa incómoda y el coste de equivocarte en el otro es un cliente estafado, cortas.
- Si no había nada, la vuelves a dar en un minuto y no ha pasado nada
- Si había algo, ya no puede seguir escribiendo a tus clientes
- Solo hace falta cambiar una contraseña, no hace falta explicarle nada a nadie
- Ganas certeza antes de incomodar a alguien que quizá era inocente
- Si el acceso era real, cada día que pasa es un día más en el que puede escribir en tu nombre
- La prueba completa casi nunca llega antes de que el daño ya esté hecho
Cual elijo: Cortas ya siempre que exista un acceso técnico activo: contraseña, sesión abierta, dispositivo con la app instalada. Esperas solo si ya no queda ningún acceso posible detrás de la sospecha; entonces no hay nada que cortar, solo hay que preguntar con calma.
La primera hora
- 1Cambias la contraseña del correo y del dominio
No la de tu cuenta personal: la del correo del negocio y la del panel donde está registrado el dominio. Si esa cuenta la usan varias personas, esa contraseña es la única llave que existe, así que al cambiarla se queda fuera todo el mundo, incluido tú, hasta que la repartas de nuevo. - 2Cierras las sesiones abiertas
Cambiar la contraseña no saca a quien ya esté dentro en ese momento. Busca la opción de cerrar todas las sesiones o salir en todos los dispositivos, normalmente en los ajustes de seguridad de la cuenta, y úsala antes de hacer nada más. - 3Revisas los correos enviados de los últimos días
No la bandeja de entrada: la de enviados. Ahí ves si alguien ha escrito en tu nombre, a quién y qué le pidió. Es lo que te dirá si hay algún cliente al que avisar. - 4Avisas a tu equipo, no al sospechoso
Si trabajas con alguien más, dile que has cambiado el acceso antes de que se encuentre la puerta cerrada sin explicación. Al sospechoso todavía no le dices nada: eso viene después.
Si ya ha escrito a algún cliente
Solo con el acceso ya cortado y los clientes avisados llega el momento de preguntar. Y preguntas con lo que has visto, no con una acusación: le enseñas la fecha y el mensaje que salió del correo y le pides que te lo explique. Si la respuesta tiene una explicación razonable, la habrás oído sin que en esas horas nadie más se haya visto perjudicado. Si no la tiene, ya no depende de si reaccionaste a tiempo, porque ya reaccionaste.
Lo que sigue es qué pasa el día en que decides que el negocio necesita otro nombre entero.
Todo esto daba por hecho que el negocio se llama igual que ayer. El día que le cambias el nombre, el problema no es un intruso: eres tú mismo migrando bajo presión.
- Sabes que ante la sospecha se corta el acceso primero y se pregunta después, sin esperar a tener la prueba completa
- Tienes claro qué revisar en la primera hora: contraseña, sesiones abiertas, correos enviados y aviso a tu equipo
- Sabes cuándo sí esperar: solo si ya no queda ningún acceso técnico activo detrás de la sospecha
- Tienes el texto listo para avisar a un cliente si ha podido recibir un mensaje falso en tu nombre