Academia › Construir › Reservas y pedidos

Cuando dos servicios quieren la misma sala, gana quien confirmó primero

Al terminar esta lección tienes decidido quién se queda con la sala cuando dos servicios distintos la piden a la vez, qué reubicación se ofrece antes de rendirte, y cómo funciona la lista de espera para que nadie tenga que llamar por teléfono a resolver un choque.

Tienes una sala de tratamientos. Por la mañana se hacen masajes ahí, y a mediodía también depilación láser. Un martes, a las diez, alguien reserva un masaje de una hora. Quince minutos después, otra clienta intenta reservar láser a las diez y media.

Los dos huecos existen en el calendario, porque son dos servicios distintos con sus propias fichas y sus propios precios. Pero la sala es una sola. ¿Qué hace tu sistema: deja que se apunten las dos, avisa a la segunda antes de cobrarle, o decide por ti sin que tengas que mirar nada?

Ya sabes que reservar un servicio deja ocupado el hueco de otro cuando comparten el mismo recurso. Lo que falta es decidir qué pasa cuando el choque no es entre dos citas del mismo servicio, sino entre dos servicios que no se parecen en nada salvo en que usan la misma sala.

Quién se queda con el hueco

El criterio es simple: gana quien confirmó primero. El margen que deje cada servicio no entra en la decisión, ni tampoco si la segunda persona es clienta habitual o promete pagar más por ser urgente.

En el momento en que alguien paga o confirma, el sistema tiene que bloquear la sala para esa franja completa, con su colchón incluido. A partir de ahí ese hueco queda cerrado para cualquier otra reserva, sin excepciones que dependan de quién conviene más ese día.

Quitarle una cita confirmada a alguien para colocar a otra persona rompe algo que cuesta mucho reconstruir: la certeza de que, una vez reservado, el hueco es tuyo. Un negocio que reorganiza citas confirmadas según quién paga mejor ese día no tiene un sistema de reservas, tiene una lista de buenas intenciones que cambia de orden cuando conviene.

Qué pasa con el que pierde el hueco

Perder el hueco pedido no tiene por qué ser perder la venta. Reubicar antes de rechazar.

Con una sola sala, la única reubicación posible es en el tiempo: el sistema busca el hueco libre más cercano con la misma duración y lo ofrece en el momento, antes de que la clienta cierre la pantalla. Si el negocio tuviera dos salas iguales, la reubicación sería en el espacio, y eso es justo lo que toca en una lección más adelante.

Aquí, con una sala, la pregunta que responde tu configuración es cuánto se aleja el sistema del horario pedido antes de rendirse y ofrecer la lista de espera. Media hora antes o después suele ser razonable para un servicio de treinta o sesenta minutos. Para uno que ocupa media jornada, no hay reubicación que valga y toca ofrecer directamente otra fecha.

La lista de espera va atada a la sala y a la hora

Cuando ni la hora pedida ni una cercana sirven, la alternativa es la lista de espera. Tiene que quedar atada a ese recurso y a esa franja exacta, no a «algún hueco cualquiera de la semana», porque nadie se apunta a una lista de espera para lo que sea.

Si la primera reserva se cancela, el sistema avisa automáticamente a la primera persona de esa lista, con un plazo corto para confirmar —quince minutos, por ejemplo— antes de pasar a la siguiente. Sin plazo, el hueco queda retenido para alguien que quizá ya ni se acuerda de haberse apuntado, y mientras tanto nadie más puede cogerlo.

Esto sustituye a la llamada del día siguiente preguntando si sigue interesada. Para cuando llamas, esa clienta ya reservó en otro sitio.

El choque no siempre es a la misma hora exacta

El masaje dura sesenta minutos, la depilación láser cuarenta y cinco. Si la sala está ocupada de diez a once por el masaje, alguien que pida láser a las diez y media no está pidiendo la misma hora, y aun así choca: su cita terminaría a las once y cuarto, quince minutos dentro del colchón de limpieza que ya lleva la sala.

Por eso la comprobación de disponibilidad tiene que mirar la ventana real que ocupa el recurso —hora de inicio, duración del servicio y colchón, sumados— y no el nombre del servicio. Si tu sistema pregunta solo «¿hay algo en el calendario de láser a las 10:30?», va a decir que sí hay hueco, y se equivoca porque está mirando la agenda equivocada.

Con un solo recurso ya queda cerrado qué pasa cuando compite el tiempo. Lo que falta, más adelante, es qué cambia cuando ese recurso deja de ser único.