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Cuándo juntas dos huecos para un grupo grande y cuándo no

Sales sabiendo a partir de qué ocupación compensa juntar dos huecos para un grupo grande y cuándo es mejor decirle que no cabe así.

Con el aforo y el margen de cada hueco ya fijados, aparece el caso que no encaja en ninguno de los dos: el grupo que no cabe en un solo hueco. Te llega una reserva para seis personas y tu mesa más grande de una pieza es de cuatro. La de al lado, también de cuatro, está vacía a esa hora. La juntas con la primera y metes al grupo, o le dices que no tienes sitio para seis.

Pasa lo mismo si llevas un taller con dos elevadores y te piden hueco para un coche con remolque que ocupa los dos. O si das clases en grupos reducidos y una familia necesita el doble de plazas que caben en una sola sesión. O si tienes una peluquería con sillones sueltos y llega una reserva de boda que quiere a todo el mundo peinado a la vez.

La tentación es juntar siempre: parece que así no pierdes al cliente. Pero juntar dos huecos no sale gratis, y hay veces que decir que no cabe así es la decisión que más dinero te deja al final del día.

La pregunta no es si cabe, es cuánto sobra

Cada hueco tiene ya su techo de plazas fijado, la mesa aguanta cuatro, el elevador un coche, la clase un número cerrado. Cuando juntas dos, el techo se suma: dos mesas de cuatro dan ocho plazas.

El problema es que el grupo que te pide sitio casi nunca llena ese ocho exacto. Si son siete u ocho, la mesa junta se queda casi llena y has resuelto el problema sin apenas coste. Si son cinco, has bloqueado ocho plazas para meter a cinco personas, y las tres que sobran ya no las vende nadie mientras dure esa reserva.

Antes de juntar nada, mira si ya tienes un hueco del tamaño exacto: una mesa redonda de ocho, una sala más grande, una clase reducida a ese número. Ese hueco no compite con nada, porque es uno solo y no dos que dejas de vender por separado. Si lo tienes libre, se usa antes que juntar.

La cuenta es sencilla: plazas que ocupa el grupo entre plazas que juntas. Cuanto más se acerque ese número a uno, mejor negocio has hecho juntando. Un grupo de ocho en dos mesas de cuatro es un uno redondo. Un grupo de cinco en las mismas dos mesas es un 0,63, y ese 0,37 que falta es hueco que no vas a recuperar esa noche.

El margen también se junta

Ya sabes que cada hueco tarda un rato en quedar libre otra vez: se recoge, se prepara, entra el siguiente. Un grupo grande tarda más en todo eso, piden más platos, tardan más en pagar, cuesta más recolocar ocho sillas que cuatro.

Si juntas dos mesas y les das el mismo margen que a una mesa normal, el siguiente grupo llega y la mesa junta sigue ocupada. Cuando juntes huecos, súmale a esa reserva quince o veinte minutos más de los que le das a un hueco suelto, y bloquea ese tiempo extra para las dos mesas, no solo para una.

Pasa igual en un taller o entre clases: si juntas dos turnos de mecánico para un coche grande, o dos aulas para un grupo a medida, el tiempo de dejar listo el hueco siguiente también crece. No cuentes el margen de un hueco normal, cuenta el de dos. Y si son tres elevadores o tres aulas los que juntas, el margen no se triplica sin más, pero desde luego no se queda en el de uno solo.

Ese umbral de tres cuartas partes no es igual en todos los negocios. En una mesa de restaurante, el coste de equivocarte es una noche con menos comensales de los que cabían. En un taller con dos elevadores, el coste es un mecánico parado media hora esperando a que llegue el remolque que justificaba juntar los dos huecos. Cuanto más caro te sale el margen extra, más cerca del cien por cien tiene que estar el grupo antes de juntar; si el margen apenas pesa, puedes bajar el listón sin perder dinero.

Cuando el grupo se pasa de la suma, no lo fuerces

Hay un punto a partir del cual juntar deja de ser la solución. Si tus dos mesas más grandes dan ocho plazas y te piden sitio para catorce, no merece la pena arrastrar una tercera y una cuarta mesa: cada una que sumas es un hueco menos para el resto de la noche, y el grupo acaba repartido en varias mesas pegadas, que no es lo mismo que sentarse todos juntos.

En ese caso la respuesta correcta es decir que no cabe así, y ofrecer la alternativa que sí tienes: una franja con menos reservas alrededor, una sala privada si la tienes, u otro día. Como norma, no pases de dos huecos juntados salvo que la reserva llegue con mucha antelación y puedas reorganizar el resto del día alrededor de ella; juntar tres o cuatro a última hora suele costarte más reservas de las que salvas.

Lo mismo si das clases: si tu grupo tiene un número cerrado de plazas y te piden el doble, no metes al resto de pie al fondo. Abres una sesión aparte pensada para ese tamaño, o los mandas a la siguiente con hueco de verdad. Y en la peluquería de la boda, si son doce cabezas y tienes tres sillones, no metes a las doce igual: reservas la mañana entera para esa cuenta o repartes el grupo en dos citas seguidas, cada una con su propio margen.

Qué hacer cuando el hueco que ofreces se queda a medio llenar, en vez de a punto de reventar, es cosa de la próxima lección.