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El día de la mudanza: mover tu correo sin dejar un hueco
Terminas la lección con el registro MX movido, el TTL bajado antes de tiempo, el buzón nuevo probado y el viejo todavía vivo y vigilado, sin cancelar nada el mismo día del cambio.
Con el buzón ya creado y metido en tu móvil, toca moverlo sin dejar un hueco por el medio. Cambias de proveedor de correo un lunes. El martes te escribe un cliente a la dirección nueva y todo llega bien. El jueves te escribe otro, a la misma dirección, y su mensaje no llega nunca, porque el ordenador de esa persona todavía cree que tu correo vive en el proveedor de antes. No has hecho nada mal: el cambio de correo no ocurre en el mismo segundo para todo el mundo.
Ya sabes qué buzones necesita tu negocio y quién los guarda. Lo que falta es el orden: qué mueves primero, qué dejas encendido unos días más y cuándo apagas lo viejo, para que ese hueco de días no se trague ni un mensaje.
Por qué se abre un hueco, aunque hagas todo bien
Tu correo no vive dentro de tu dominio: vive donde apunta un registro técnico llamado MX, escondido en la configuración del dominio, que dice a quien escriba "entrega los mensajes para este nombre aquí". Cuando cambias de proveedor, lo que cambias de verdad es ese registro, no tu dirección.
El problema es que cada ordenador del mundo que alguna vez te ha escrito guarda una copia de esa respuesta, para no tener que consultarla cada vez, y no vuelve a preguntar hasta que esa copia caduca. Ese tiempo de caducidad tiene nombre, TTL, y suele venir puesto por defecto en un día entero. Mientras no caduque, seguirá entregando tu correo en la casilla vieja, aunque tú ya hayas cambiado el cartel esa misma mañana. Ese es el hueco: no es un fallo tuyo ni del proveedor nuevo, es el tiempo que tarda internet en enterarse.
El día que elijas para el cambio pesa tanto como el orden de los pasos. Hazlo un martes o un miércoles por la mañana, nunca un viernes por la tarde ni la víspera de unas rebajas, una campaña o cualquier fecha en la que sepas que va a entrar más correo de lo normal. Si algo no sale como esperabas, quieres tener el resto de la semana y a tu proveedor disponible para arreglarlo, no un fin de semana en el que nadie contesta al teléfono.
El orden que no deja hueco
- 1Baja el TTL, una semana antes
Entra en la configuración del dominio y pon el tiempo de vida del registro MX en el mínimo posible, unos cinco minutos. Todavía no cambies nada más: solo le dices a internet que a partir de ahora compruebe los datos más a menudo, para que el cambio real, cuando llegue, se note en minutos y no en un día entero. - 2Activa el buzón nuevo y pruébalo a solas
Crea las cuentas en el proveedor nuevo y mándate correo a ti mismo entre ellas, antes de tocar el registro MX del dominio. El día del cambio quieres saber que el buzón nuevo funciona, no descubrirlo con el primer cliente que te escribe. - 3Activa el reenvío del buzón viejo al nuevo
Si tu proveedor anterior lo permite, activa que todo lo que llegue a la casilla vieja se copie también en la nueva. Así, durante los días de solapamiento, solo tienes que mirar una bandeja, aunque técnicamente sigan existiendo dos. Es una medida de unos días, no algo que dejes puesto para siempre. - 4Cambia el registro MX y no toques nada más ese día
Mueve el registro al proveedor nuevo y para ahí. No borres el buzón viejo ni canceles la cuenta antigua: mantenerla unos días más cuesta poco comparado con el cliente que se pierde por el camino. - 5Vigila las dos bandejas durante 48 a 72 horas
Revisa a diario el correo viejo y el nuevo mientras dura el margen. Lo que llegue a la dirección antigua, contéstalo sin problema desde ahí: es el mismo cliente, solo que su ordenador tardó un poco más en enterarse del cambio. - 6Cierra el buzón viejo cuando lleve dos días vacío
Cuando ya no entre nada nuevo en la cuenta antigua durante dos días seguidos, puedes darla de baja. Antes de eso, no: todavía puede haber alguien escribiéndote sin saberlo.
- El registro MX movido, con el TTL bajado unos días antes para que el cambio se note en minutos, no en un día.
- El buzón nuevo probado y funcionando antes de anunciarlo a nadie.
- El buzón viejo vivo, con reenvío activado y vigilado 48 a 72 horas, sin cancelarlo el mismo día del cambio.
- Lo siguiente: que esos correos que ya llegan no acaben en la carpeta de spam.