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El día que alguien se va, solo cambias la llave
Si el correo es del puesto, la salida de alguien se resuelve ese mismo día cambiando la contraseña, cerrando sus sesiones y revisando los reenvíos, sin migrar nada ni avisar a los clientes.
Por Yodai · Publicado el 6 de septiembre de 2026 · Actualizado el 12 de octubre de 2026
La persona que llevaba el WhatsApp del negocio se va. O la que contestaba los correos de reservas. Y la primera pregunta que te asalta no es quién la sustituye: es qué haces con su correo. Es una situación que se repite más de lo que crees: alguien cambia de trabajo, alguien no vuelve después del verano, alguien termina la temporada.
¿Hay que avisar a los clientes de que escriban a otra dirección? ¿Hay que guardar sus correos antiguos para que no se pierdan? ¿Hay que explicar por qué desapareció de golpe? Si el correo con el que trabajaba era reservas@tunegocio.com y no maria@tunegocio.com, la respuesta es mucho más corta de lo que temes: cambias la contraseña ese mismo día y ya está. Nadie migra nada. Nadie escribe nada a nadie.
La llave y la cerradura no son la misma cosa
Ya decidiste, en la lección anterior, que el correo se llama por el puesto y no por la persona. Esa decisión es la que ahora te ahorra el problema.
El puesto, reservas@, hola@, recepcion@, es la cerradura: es del negocio y siempre está ahí. La persona que hoy tiene la contraseña es la llave: puede cambiar sin que la cerradura se entere. En cinco años pueden pasar tres o cuatro personas por reservas@ y la dirección no cambia nunca; lo único que cambia es quién tiene la llave en cada momento. Da igual si esa persona estuvo tres meses o cinco años: la cerradura no envejece con ella.
Cuando alguien se va, no se lleva la cerradura. Se queda sin llave. Tú cambias la contraseña y le das una nueva a quien entra. El histórico de correos, los clientes que escribieron la semana pasada, el hilo abierto con el proveedor de flores para el sábado: todo sigue en la misma bandeja, disponible para quien la use después.
- El histórico vive en la cabeza de María, no en una bandeja que otra persona pueda heredar sin más
- Los clientes tienen guardada su dirección directa y le seguirán escribiendo a ella, no al negocio
- Hay que rescatar los correos importantes antes de que se pierdan con la cuenta
- Hay que avisar a los clientes de que escriban a otro lado, lo que obliga a explicar por qué
- El histórico ya vive en una bandeja del negocio, no en la cabeza de nadie
- Los clientes escribían a reservas, no a una persona: nunca notaron el cambio
- No hay nada que rescatar: la bandeja es la misma antes y después
- No hay nada que avisar: por fuera, el negocio sigue respondiendo desde la misma dirección
Cuál elijo: Si tu correo ya es de puesto, el día que alguien se va no migras ni avisas: cambias la contraseña y sigues. Si todavía tienes un correo con nombre de persona atendiendo a clientes, ese es el aviso de que hay que corregirlo ahora, con la persona dentro, no el día que ya se ha ido.
Lo que sí tienes que hacer ese mismo día
Cambiar la contraseña no es solo escribir una nueva y quedarte tranquilo. Si lo haces a medias, la persona que se va puede seguir leyendo correos semanas después sin que tú lo sepas.
- 1Cambia la contraseña del correo del puesto
Hazlo esa misma jornada, no la semana que tengas un hueco. Mientras la contraseña siga siendo la antigua, la persona que se va puede seguir entrando desde su móvil aunque ya no trabaje contigo. Y si el teléfono o el correo de recuperación de la cuenta son los de esa persona, cámbialos por los del negocio: según la ayuda de Google sobre las opciones de recuperación, sirven para volver a entrar en la cuenta si se olvida la contraseña, y Google puede seguir enviando códigos a los anteriores durante siete días. - 2Cierra sesión en todos los dispositivos
Cambiar la contraseña no siempre deja fuera a todo el mundo. En una cuenta de Google, según su ayuda para cambiar la contraseña, se cierra la sesión en todas partes salvo en los dispositivos que usas para verificar que eres tú y en algunos con aplicaciones de terceros a las que diste acceso a la cuenta. Si el móvil de quien se va era uno de ellos, sigue dentro. Abre la lista de dispositivos con acceso a la cuenta, en el mismo apartado de Seguridad e inicio de sesión donde cambiaste la contraseña, y cierra la sesión en los que no sean del negocio. En otros proveedores, busca la opción equivalente en su configuración de seguridad. - 3Revisa las reglas de reenvío
Entra en la configuración del correo y comprueba que nadie dejó un reenvío automático hacia una cuenta personal. En Gmail está en la pestaña Reenvío y correo POP/IMAP, y también puede ir dentro de un filtro, según su ayuda sobre el reenvío. En Outlook.com está en la página Reenvío e IMAP de la configuración, y Microsoft avisa de que también se puede montar con reglas. Es una forma silenciosa de seguir leyendo correos ajenos. - 4Sácala del panel y de las listas de acceso
Quita su acceso al panel donde gestionas la web, al calendario compartido de citas y a cualquier hoja o lista donde estuviera apuntada la contraseña del correo del puesto. INCIBE lo pide en su política de control de acceso para pymes: al terminar la relación con un empleado, hay que revocar sus permisos y eliminar sus cuentas en servicios y aplicaciones. Un acceso olvidado en el panel es una puerta que no cerraste. - 5Da la contraseña nueva a quien entra
La bandeja sigue siendo la misma, con todo el histórico dentro. La persona nueva empieza a responder desde el primer minuto, sin que el cliente note el cambio.
Lo que no hace falta hacer
No hace falta escribir a los clientes contando que alguien se ha ido. No hace falta una nota de disculpas ni una explicación del cambio de equipo. El cliente nunca escribió a una persona: escribió a reservas o a hola, y reservas le sigue contestando. Explicar de más, en este caso, cuesta más que callar: convierte un cambio interno normal en un aviso que nadie pidió. Ese silencio hacia fuera es exactamente el resultado que buscabas cuando decidiste que el correo fuera del puesto y no del nombre.
Lo que sí queda pendiente, y no es cosa de hoy, es qué haces cuando la salida no es tranquila: cuando alguien se va enfadado o podría intentar usar esa dirección para hacerse pasar por el negocio. Eso pide un orden de pasos distinto y más urgente, que es lo que toca en la próxima lección.
- Sabes que un correo de puesto no se migra ni se anuncia cuando alguien se va: se cambia la contraseña y sigue
- Tienes la lista de lo que hay que revisar ese mismo día: contraseña y datos de recuperación, sesiones abiertas, reglas de reenvío, accesos al panel
- Sabes distinguir el correo de puesto del correo con nombre, y por qué el segundo te obliga a migrar y avisar
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Vanesa llevaba dos años contestando desde reservas@tuclinica.com y hoy es su último día. No tienes intención de cubrir el puesto esta semana, así que piensas dejarlo para cuando contrates a alguien.
Cambias la contraseña igual, aunque nadie vaya a entrar mañana. Que el puesto esté vacante no cambia que hay que cambiar la llave: dejarla con la contraseña antigua es una puerta abierta un día, una semana o un mes, sin que haga falta motivo para cerrarla.
2. Un cliente te escribe dos meses después de que se fuera quien llevaba el correo, diciendo que le extrañó ver una respuesta que sonaba distinta, como si contestara otra persona sin firmarlo.
Revisas las reglas de reenvío y las sesiones abiertas, no la contraseña: si ya la cambiaste entonces, el problema no está ahí. Un reenvío automático hacia una cuenta personal, configurado meses atrás, sigue entregando correos aunque la contraseña sea nueva.
3. Te das cuenta de que el correo de atención al cliente todavía se llama carla@tunegocio.com, con el nombre de quien lo lleva. Carla sigue trabajando contigo, sin ningún plan de irse.
Corriges el nombre ahora, con Carla dentro, migrando ella misma su bandeja al correo de puesto antes de que haga falta. Hacerlo el día que se vaya obliga a rescatar correos y avisar a clientes; hacerlo ahora no cuesta nada porque ella misma puede ayudar en el cambio.
Eso vale cuando el cambio es limpio y a tiempo. Cuando ya no lo es, cuando la sospecha llega antes que el aviso, la regla cambia.
Fuentes
- Cambiar tu contraseña. Ayuda de Cuenta de Google, consultado en octubre de 2026.
- Ver los dispositivos con acceso a la cuenta. Ayuda de Cuenta de Google, consultado en octubre de 2026.
- Reenviar mensajes de Gmail automáticamente a otra cuenta. Ayuda de Gmail, consultado en octubre de 2026.
- Activar o desactivar el reenvío automático en Outlook. Microsoft Support, consultado en octubre de 2026.
- Políticas de seguridad para la pyme: control de acceso. INCIBE (Instituto Nacional de Ciberseguridad), consultado en octubre de 2026.
- Configurar las opciones de recuperación. Ayuda de Cuenta de Google, consultado en octubre de 2026.
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