Academia › Construir › Reservas y pedidos
El hueco ya tiene dueño: qué pasa con el resto de la lista
Sabe qué decirle a quien se queda sin el hueco esta vez, cuándo cerrar una lista de espera y cuándo dejarla viva para el próximo hueco que se libere.
El sábado a las diez ya tiene dueño. Se lo diste a la primera persona de la lista de espera, contestó a tiempo y confirmó. Quedan otros tres nombres esperando el mismo hueco, que ya no existe. ¿Qué haces con ellos?
La tentación es no hacer nada: el hueco está cubierto, el asunto resuelto, toca pasar a lo siguiente. Pero esas tres personas te escribieron con una necesidad real y les debes una respuesta, aunque la respuesta sea que no. Y si la lista era solo para ese sábado, hay algo más que hacer, aparte de contestar: cerrarla, para que dentro de tres meses no le escribas a alguien que ya ni se acuerda de haberla pedido.
Qué le dices a quien no consigue el hueco
A quien se queda fuera no le mandas un mensaje suelto de que lo sientes. Le dices tres cosas en el mismo aviso: que el hueco ya se ha cubierto, qué lugar ocupa ahora si sigue esperando, y qué puede hacer si no quiere esperar más. Sin las tres partes, el mensaje suena a excusa, y la persona se queda igual de perdida que antes de escribirte.
Aquí vuelve a servir el reloj que le pusiste a la respuesta antes de llamar al siguiente: es el mismo dato, dado la vuelta, el que ahora le das a quien sigue en la cola. Si el próximo hueco puede tardar una semana en llegarle, dilo. Si puede tardar un mes, dilo también, aunque suene peor: es mejor que decida con ese dato que siga esperando a ciegas otra vez.
Y no lo dejes para cuando tengas un rato. El mismo día que confirmas al que se lleva el hueco, avisas al resto. Un aviso que llega tres días tarde no informa, molesta.
Cuándo la lista sigue viva y cuándo se cierra
No todas las listas de espera son iguales, y confundirlas es el segundo fallo, justo después del silencio. Hay una lista atada a un hueco concreto: el sábado a las diez, la mesa del viernes a las nueve, la revisión del martes que viene. Y hay una lista abierta, sin fecha: avísame cuando tengas hueco los sábados por la mañana, sea cual sea el sábado.
La diferencia decide qué haces en cuanto el hueco se cubre. Con la lista atada a una fecha, ese hueco cubierto cierra la lista entera, aunque queden nombres dentro sin hueco. Con la lista abierta no se cierra nada: sigue viva hueco tras hueco hasta que cada persona consigue el suyo o pide salir.
- Nace atada a una fecha y una hora: el sábado 14 a las diez.
- En cuanto ese hueco se cubre, la lista para esa fecha se acaba, queden nombres o no dentro.
- No lleva fecha: espera un hueco de sábado por la mañana, sea cual sea el sábado.
- Sigue viva hueco tras hueco, y solo se vacía cuando alguien lo consigue o pide salir.
- Puede pasar semanas sin moverse, así que conviene preguntar de vez en cuando si sigue en pie.
- El orden dentro de ella es el mismo que ya decidiste al apuntar a cada uno: no siempre gana quien lleva más tiempo esperando.
Cual elijo: Si te escribieron para entrar ese día en concreto, cierra la lista en cuanto pase esa fecha, aunque queden nombres sin hueco: seguir arrastrándola es prometer un hueco que ya no existe. Si te escribieron para que avisaras cuando pudieras, la lista sigue viva, y la cierras tú solo cuando la persona te diga que ya no la necesita.
El error de dejar una lista muerta con vida
Este es el fallo que más se repite y el que más quema. Dejas viva una lista que ya murió con la fecha. Pasan las semanas, el hueco se libera de nuevo por otra baja, y sin mirar cuándo se apuntó cada uno le escribes al segundo de aquella lista vieja. La persona ya ni se acuerda de haber pedido ese sábado, o resolvió el problema en otro sitio, y tu mensaje llega como un anuncio fuera de tiempo.
una lista atada a una fecha caduca con la fecha, aunque nadie haya tocado el archivo
La regla es simple de aplicar, aunque cueste acordarse en el momento: si la lista nació con fecha, muere con la fecha. Se archiva ese mismo día, se cubra el hueco o no. Lo que no se archiva es el nombre de quien se quedó fuera: pasa a la lista abierta si quiere seguir esperando, no a la papelera.
Cerrar el ciclo, paso a paso
El día que se cubre un hueco tienes cinco cosas que hacer, en este orden, antes de olvidarte del asunto y pasar a lo siguiente.
- 1Confirmas a quien lo consigue
Le mandas la hora exacta y lo que necesitas que traiga o confirme, igual que a cualquier cita nueva. - 2Avisas al resto, uno a uno
El mensaje con las tres partes: cubierto, su lugar ahora, sus opciones. - 3Cierras la fecha
Si la lista nacía con fecha, la archivas ahí mismo, aunque queden nombres sin hueco dentro. - 4Preguntas quién pasa a la lista abierta
A quien se quedó fuera le ofreces seguir esperando sin fecha fija; quien diga que sí entra en la lista general, quien no conteste sale de todas. - 5Repasas quién queda primero
Con la lista abierta ya actualizada, miras quién ocupa el primer puesto, listo para el próximo hueco que se libere.
Con esto la lista de espera queda cerrada del todo, no solo el hueco de hoy: sabes qué decirle a quien se queda fuera, cuándo enterrar la lista que ya cumplió su fecha, y cómo dejar la lista abierta lista para la próxima vez que un día se llene.
- Quien no consigue el hueco recibe un mensaje con tres partes: cubierto, su lugar, sus opciones.
- La lista atada a una fecha se cierra ese mismo día, se cubra el hueco o no.
- Quien quiere seguir esperando pasa a una lista abierta, sin fecha fija.
- La lista abierta queda con el orden actualizado, lista para el próximo hueco que se libere.
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Cubres el hueco del jueves a las cinco con la primera de la lista. Los otros dos apuntados llevan dos días sin recibir ni una palabra tuya.
Se decide avisarles ese mismo día, no cuando haya un rato: mensaje con las tres partes, aunque la noticia sea que no consiguen el hueco esta vez.
2. La lista era para el martes 9 a las once, ese martes pasó hace un mes y el hueco se cubrió. Ahora se libera otro hueco distinto y te preguntas si puedes avisar directamente al segundo de aquella lista.
Se decide que no: esa lista murió con la fecha del martes 9. Antes de escribir hay que preguntarle si quiere pasar a una lista abierta, no tratarla como si siguiera vigente.
3. Alguien apuntado en la lista abierta de sábados por la mañana lleva seis semanas sin que se libere ningún hueco y no ha vuelto a escribir.
Se decide preguntarle si sigue interesado antes de mantenerlo como primero de la lista; si no contesta, se revisa si debe pasar atrás o salir, en vez de darlo por hecho.