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El margen que decide si el siguiente cliente entra a un hueco listo o a medio recoger
Sales sabiendo cuánto margen bloquear detrás de cada tipo de hueco para que la siguiente reserva no llegue a algo a medio preparar.
Ya tienes decidido cuántas plazas caben en cada hueco: la mesa para cuatro, la plaza en la clase de yoga, la máquina del gimnasio. Pero miras la agenda y ves dos reservas pegadas, una justo detrás de la otra sin un minuto de por medio, y algo te hace dudar.
La mesa que se libera a las 14:00 no está lista para el siguiente cliente a las 14:00. Hay que recoger los platos, poner mantel nuevo, repasar las sillas. La sala de fisioterapia que termina una sesión a las 11:00 necesita que cambies el papel de la camilla y ventiles antes de que entre el siguiente paciente. La bici de spinning que deja libre un alumno a las 19:00 tiene el sillín sudado y el manillar sucio cuando entra el siguiente.
Si tu agenda dice que el hueco queda libre en el segundo exacto en que acaba la reserva anterior, estás prometiendo un hueco que todavía no existe.
Lo que no ves en el turno también ocupa el hueco
Al aforo que ya fijaste le falta una pieza: cuánto tiempo se queda ese hueco ocupado después de que el cliente se ha ido, aunque en el papel figure como libre. A ese tiempo lo llamamos margen: lo que bloqueas entre el final de una reserva y el principio de la siguiente para que el hueco esté de verdad listo.
El margen mide el tiempo de vuelta a cero, el que tardas en dejar el hueco listo después de que el servicio ha terminado. Cada oficio tiene el suyo. Una peluquería necesita barrer el pelo cortado y desinfectar tijeras y peine. Un restaurante necesita recoger la mesa entera y volver a montarla con mantel limpio. Una sala de spinning necesita limpiar el sillín y el manillar de cada bici que ha usado alguien. Una consulta médica necesita cambiar el papel de la camilla y, si el paciente ha tosido, ventilar la sala un rato.
El margen de un negocio parecido al tuyo no sirve para el tuyo. Se mide en tu propio local, una vez, y se deja fijado en el panel.
- 1Cronometra la vuelta a cero
La próxima vez que termine una reserva, coge el móvil y cuenta cuánto tardas en dejar el hueco listo para el siguiente: recoger, limpiar, reponer lo que haga falta. No lo calcules de memoria ni lo redondees por intuición: mídelo una vez, con el cronómetro delante. - 2Súmalo al tiempo de servicio
Si el corte dura 45 minutos y la vuelta a cero son 10, el hueco real que ocupa cada cliente en tu agenda es de 55 minutos, no de 45. Ese es el número que usas para calcular cuántas reservas caben en tu jornada. - 3Bloquea ese tiempo en la ficha del servicio, no en tu cabeza
Si el margen vive solo en tu memoria, el día que tengas prisa lo saltas y la siguiente reserva llega a un hueco a medio preparar. Configúralo como parte del hueco en el panel para que el sistema no deje entrar a nadie antes de que termine. - 4Revisa el margen cuando cambie el servicio
Si añades un servicio nuevo que ensucia más o necesita más recogida, ese hueco lleva su propio margen, no el de siempre. Un tinte deja más que recoger que un corte seco, y una cera deja más que un masaje de veinte minutos.
- Fácil de configurar y de recordar
- Sirve si todos tus servicios duran y ensucian parecido
- No hace falta tocar la ficha de cada servicio uno por uno
- Si un servicio necesita más limpieza que el resto, te quedas corto y el cliente espera
- Cada servicio bloquea justo lo que necesita, ni más ni menos
- Aprovechas mejor los huecos que apenas necesitan margen
- Exige configurarlo servicio por servicio, no de una sola vez
Cual elijo: Si tus servicios se parecen entre sí en lo que ensucian y lo que hay que recoger, un margen único te ahorra trabajo de configuración y es difícil que se te olvide. En cuanto tengas uno que ensucia o desmonta más que el resto —una cera frente a un corte seco, un menú degustación frente a un café de media mañana—, dale su propio margen: lo que ahorras copiando una cifra para todos lo pierdes después en clientes esperando de pie.
Sin margen dentro de la propia franja, ningún hueco tiene colchón para absorber el retraso del anterior, y el retraso se acumula en vez de disolverse
Se evita bloqueando el margen dentro de la propia franja horaria. Si el hueco dura 55 minutos con margen incluido, nadie puede reservar los primeros 45 sueltos ni los últimos 10: el sistema los trata como un solo bloque. Así el margen deja de depender de que tú te acuerdes de dejarlo libre a mano.
- Cada tipo de hueco tiene fijado su margen: el tiempo de vuelta a cero después del servicio.
- El margen está sumado a la duración del hueco en la agenda, no solo apuntado en tu cabeza.
- El servicio que ensucia o desmonta más que el resto tiene su propio margen, no el genérico.
- Con el aforo y el margen ya fijados, lo siguiente es decidir cuándo juntas dos huecos para un grupo grande.
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Tu peluquería agenda cortes de 45 minutos, pegados sin un minuto de margen, y cada tarde terminas 40 minutos tarde con el último cliente esperando de pie en la puerta.
Falta el margen de vuelta a cero. Cronometra cuánto tardas en barrer el pelo cortado y desinfectar tijeras y peine entre un corte y el siguiente: si son 10 minutos, el hueco real pasa a durar 55, no 45. Bloquéalo en la ficha del servicio en el panel para que el sistema deje de aceptar la siguiente cita antes de tiempo, y el retraso deja de acumularse.
2. Tu spa tiene un masaje de 60 minutos que solo necesita ventilar la sala 5 minutos, y un tratamiento facial con una máquina compartida que necesita 20 minutos de desinfección entre clienta y clienta.
Con dos servicios tan distintos en lo que hay que recoger, un margen único te deja corto en uno de los dos. Dale al facial sus 20 minutos y al masaje sus 5, aunque tengas que configurar cada ficha por separado: lo que pierdes en tiempo de configuración lo recuperas en huecos que sí se llenan y clientas que no esperan de pie.
3. Tu gimnasio ha puesto 20 minutos de margen en todas las máquinas por si acaso, pero limpiar el sillín y el manillar solo tarda 5 minutos reales.
Ese margen sobra, y sobrar también cuesta dinero. Quince minutos de más en cada hueco, repetidos en una agenda de ocho horas, pueden significar dos o tres reservas menos por jornada. Baja el margen a los 5 minutos que tarda de verdad la vuelta a cero y recupera esos huecos para reservas.
Con el margen ya ajustado, te queda decidir qué haces cuando una reserva no cabe en un solo hueco y hay que juntar dos.