El número que no se improvisa el día que lo piden
Al terminar tienes dos series numeradas activas (completa y simplificada), correlativas y sin huecos, listas antes de tu primer cobro.
Emites tu primera factura completa. Pones F-1. La semana siguiente emites otra: F-2. Todo bien, hasta que un cliente pide una simplificada y le pones F-3, porque es lo que toca en tu cabeza: el siguiente número disponible.
Ese gesto, tan natural, es el error. Una factura completa y una simplificada no pueden compartir numeración. Si Hacienda revisa tu serie de facturas completas y ve que salta de F-1 a F-2 y luego a F-4 porque F-3 esta en otra carpeta, no ve un desorden tuyo: ve un hueco. Y un hueco en una serie correlativa es justo lo que se investiga, porque ahí es donde se esconde una factura que no se declaró.
Ya sabes distinguir cuándo toca factura completa, cuándo simplificada y cuándo nada. Esta lección es sobre el cómo: montar los números antes de que llegue el primer cobro, para no tener que decidirlo con el cliente esperando.
Una serie por tipo de documento, no una para todo
La regla es simple: cada tipo de factura que emites tiene su propia serie, y dentro de esa serie los números van uno detrás de otro sin saltarse ninguno y sin repetirse. Nunca. Ni aunque el hueco sea porque anulaste una venta.
Lo habitual para un negocio pequeño son dos series. Una para factura completa, con un prefijo que la identifique: F-2026-0001, F-2026-0002... Otra para factura simplificada, con otro prefijo: S-2026-0001, S-2026-0002... El año en el nombre no es capricho: cada 1 de enero puedes (y conviene) volver a empezar la numeración, siempre que el prefijo deje claro a qué año pertenece.
Si además emites abonos (para corregir o anular una factura ya emitida), esos llevan su propia serie también: A-2026-0001. Un abono nunca reutiliza el número de la factura que corrige, y nunca borra esa factura: la deja donde está y añade el abono al lado.
- Un único contador: cada documento, sea del tipo que sea, coge el siguiente número
- Parece más simple de llevar: no hay que pensar en qué serie toca
- El día que alguien pide explicación de un salto, no hay forma limpia de justificarlo
- Un contador para completas, otro para simplificadas, otro para abonos
- Cada serie es correlativa dentro de sí misma: sin huecos que explicar
- Se monta una vez, en el cobro, y ya no lo vuelves a tocar
Cual elijo: Serie separada, siempre. La serie única solo parece más simple hasta el primer salto sin explicación; a partir de ahí es la que más preguntas genera. Se monta una vez y queda resuelto para todos los cobros que vengan.
- 1Elige el prefijo de cada serie
F para completa, S para simplificada, A para abono. Añade el año: F-2026, S-2026, A-2026. No hace falta que sea exactamente así, pero sí que sea reconocible a simple vista. - 2Fija el punto de partida
Si nunca has facturado, empiezas en 0001. Si ya llevas facturas sueltas hechas a mano, revísalas todas, ordénalas por fecha y arranca la serie desde el número que sigue a la última, no desde 0001 otra vez. - 3Configura el envío para que asigne el número solo
El número lo pone el sistema en el momento del cobro, no tú a mano después. Así no hay margen para poner un número que ya usaste, o para saltarte uno sin darte cuenta. - 4Decide qué pasa si anulas una venta
No se borra el número ni se reutiliza. Se emite un abono en su propia serie que referencia la factura original. La factura anulada sigue existiendo, solo que con su abono al lado. - 5Haz una prueba de cada tipo antes del primer cliente real
Emite una factura completa de prueba y una simplificada de prueba, revisa que cada una salió con el prefijo correcto y el número 0001, y anúlalas con su abono para dejar las series limpias en el 0002.
Con esto montado, cada cobro sabe solo qué serie le toca y qué número le corresponde: no vuelves a decidirlo tú. La numeración deja de ser algo que se te ocurre cuando te la piden y pasa a ser algo que ya está funcionando antes de que llegue el primer cliente.
- Tienes una serie propia para factura completa y otra para simplificada, cada una con su prefijo y su año
- Los abonos anulan sin borrar, en su propia serie, referenciando siempre a la factura original
- El número lo asigna el sistema en el momento del cobro, nunca a mano después
- Has probado cada serie antes del primer cliente real
- Lo que sigue: que esa factura salga sola del cobro, sin que tengas que redactarla tú