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El que cambia de nombre primero no eres tú, es un equipo entero
Elegir qué puesto del equipo cambia de dirección primero, dejarlo con reenvío y aviso mientras se comprueba que todo llega, y solo entonces cambiar al resto en bloque.
Nadie te ha atacado esta vez: eres tú quien decide mover el correo del negocio a un nombre nuevo, y el riesgo es que se rompa algo sin que nadie te avise a tiempo. Has cambiado de nombre el negocio, o has comprado el dominio nuevo, y el correo ya está montado: [email protected], [email protected], cada puesto con la dirección que le corresponde, tal y como la organizaste antes de este cambio. Falta un solo paso, y es el que más cuesta decidir: el lunes, ¿cambias a las ocho personas del equipo a la vez, o empiezas por una?
Cambiar a todos de golpe parece lo más rápido. Un solo aviso, un solo día de lío, y se acabó. Pero si algo falla —un reenvío mal puesto, una firma que no se actualiza en el móvil, un formulario de la web que sigue mandando a la dirección antigua— lo descubres con ocho buzones rotos a la vez, no con uno.
Lo que se rompe y no avisa
El correo nuevo funciona el primer día, en el ordenador, delante tuya. Lo que falla aparece después, y casi siempre en otro sitio: el móvil, un formulario que nadie mira, una factura que emitiste hace tres meses. Nada de esto se ve probando tú solo un rato antes de dar el cambio por bueno. Se ve cuando pasan las semanas y alguien de fuera te sigue escribiendo a la dirección vieja.
Por eso no cambias a todo el equipo el mismo día. Migras primero un solo puesto, dejas correr el tiempo suficiente para que aparezcan estos fallos, los corriges, y solo entonces mueves al resto en bloque.
El piloto: un puesto, no todo el equipo
- 1Elige el puesto con menos exposición fuera
Administración o contabilidad interna, no ventas ni atención al cliente. Si algo falla, que falle donde nadie de fuera lo vea. - 2No borres la cuenta antigua
Crea la nueva y activa un reenvío desde la antigua, más un aviso automático que diga a partir de qué dirección hay que escribir ahora. - 3Déjalo correr una o dos semanas
Revisa cada día qué sigue llegando al buzón antiguo pese al aviso. Esa lista, no una sensación, es la prueba de lo que hay que corregir antes de tocar al resto. - 4Corrige y migra al resto en bloque
Con lo aprendido en el puesto piloto, cambia a todo el equipo el mismo día, no uno a uno. Migrar uno a uno reparte a la gente de fuera entre dos direcciones distintas según a quién escriban, y eso es más lío que el que querías evitar.
- Si el reenvío falla un día, nadie de fuera lo nota
- Tienes tiempo de corregir sin un cliente esperando respuesta
- El volumen de correo es más bajo, hay menos ruido para revisar cada fallo
- Ves el fallo real más rápido, porque ese buzón se usa cada día
- Si algo se rompe, pierdes una cita o un pago mientras lo arreglas
- El coste del error lo paga alguien fuera del equipo, no dentro
Cual elijo: Empieza por el puesto interno: es el fallo barato, porque si el reenvío no funciona un día nadie fuera del equipo se entera y tienes margen para corregirlo con calma. Elige el puesto de cara al cliente solo si el negocio es tan pequeño que no hay otro puesto donde probar; en ese caso, migra igual a esa única persona primero, no a todo el equipo el mismo día, y pídele que revise los dos buzones esa semana.
- El puesto piloto elegido: uno interno, no el de cara al cliente
- Cuenta nueva creada, con reenvío y aviso automático activos desde la antigua
- Un plazo de prueba fijado, de una a dos semanas, revisando qué sigue llegando al buzón viejo
- Al resto del equipo se migra en bloque, ya con la lista de lo que falló corregida
- Queda pendiente una última decisión, para cuando el negocio cambie de manos: qué se vende con el dominio y qué es tuyo
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Un equipo de cuatro personas: la de atención al cliente es quien más correo mueve al día, y alguien propone migrarla primero porque así se ve antes si algo falla. ¿Qué puesto migras primero y por qué?
El puesto interno, no el de atención al cliente. Ver el fallo antes no compensa quién lo paga: si el reenvío falla un día en el buzón de atención al cliente, se pierde una cita o una respuesta a alguien de fuera. En administración o contabilidad, el mismo fallo lo nota solo el equipo, y da tiempo a corregirlo con calma.
2. A los diez días de activar el reenvío en el buzón piloto ya no llega nada al buzón antiguo. ¿Esperas a los catorce días fijados o migras ya al resto del equipo?
Migras ya. El plazo de una a dos semanas es una referencia para tener margen de observación, no una obligación fija: lo que decide es la señal, que deje de llegar algo nuevo pese al aviso, y esa señal ya se dio.
3. Un negocio de una sola persona tiene dos direcciones, administración y ventas, y las contesta la misma persona. ¿Tiene sentido hacer un piloto con una antes de tocar la otra, o al ser una sola persona da igual cambiar las dos el mismo día?
Tiene sentido igual. Cambia primero administración, deja el reenvío y el aviso activos, y revisa unos días qué sigue llegando ahí antes de tocar ventas. El piloto aísla el fallo antes de que llegue a un cliente, y eso no depende de si hay un equipo detrás o una sola persona repartida en dos direcciones.
Cambiar de nombre es mudar tu propio correo a otra dirección. Vender el negocio es distinto: ahí decides qué buzón se muda con el comprador y cuál te quedas tú.