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El reloj que le pones a la respuesta antes de llamar al siguiente
Sales sabiendo qué plazo dar según lo cerca que esté la cita, con un tope que nunca creces por muy lejos que esté, y el mensaje exacto que lo dice sin dejarlo en el aire.
Son las diez de la mañana y a alguien le cancelan la cita de las doce. Tienes un hueco libre en dos horas. Escribes al primero de tu lista de espera: "Se ha quedado libre el hueco de las 12, ¿te viene bien?" Y ahí te quedas, mirando el móvil.
Pasan quince minutos. Pasan treinta. No contesta. ¿Le escribes ya al segundo, o esperas un poco más por si está conduciendo, en una reunión o sin cobertura? Si te precipitas, quedas mal con alguien que iba a decir que sí en cuanto mirara el teléfono. Si esperas de más, el hueco de las doce llega vacío y has perdido dos horas que podrías haber usado para colocarlo con otra persona.
El plazo que le das a cada persona para responder no es una cuestión de educación. Es lo que decide si el hueco se llena o se queda vacío.
Cuanto más lejos está la cita, más margen puedes dar
Ya decidiste a quién avisas primero. Lo que falta es decidir cuánto tarda esa persona en contestar antes de que avises a la siguiente, y ese plazo no es siempre el mismo: depende de cuánto falta para la cita.
Si el hueco es dentro de dos horas, el plazo tiene que ser corto de verdad: quince o veinte minutos. No es prisa por prisa. Es que si le das media hora y contesta que sí, todavía tiene que llegar, y si contesta que no, a ti todavía te queda tiempo para escribir a la siguiente persona y que también le dé tiempo a llegar. Cuanto más cerca está la cita, menos margen de error hay detrás del plazo.
Si el hueco es para el día siguiente, puedes dar dos o tres horas. Si es para dentro de más de una semana, puedes llegar a veinticuatro horas, pero ahí paras. Ni un día más. Un plazo de cuarenta y ocho horas no premia a nadie: mantiene el hueco congelado mientras el resto de la lista sigue esperando una respuesta que ya no depende de ellos.
Fíjate en lo que pasa si conviertes esto en regla fija: por lejos que esté la cita, el techo del plazo no sube. Veinticuatro horas es lo máximo que le debes a nadie, y a partir de ahí lo único que consigues alargando el plazo es tener el hueco quieto.
Dilo con hora exacta, no con "en cuanto puedas"
El plazo no sirve de nada si no lo dices. "Avísame en cuanto puedas" no es un plazo: es una invitación a dejarlo para luego. El mensaje tiene que llevar escrita la hora límite, la que hayas decidido según cuándo sea la cita.
No hace falta explicar por qué hay un límite. Basta con ponerlo, y con decir qué pasa si no llega a tiempo: que se lo ofreces a la siguiente persona. Eso no es una amenaza, es la regla del juego que ya aceptó al apuntarse a la lista.
El plazo corto no es antipático, es necesario
Hay un caso donde el plazo se te complica más: cuando el aviso sale fuera de tu horario, de noche o en fin de semana. Si mandas el mensaje a las diez de la noche para un hueco de las nueve de la mañana, no puedes dar veinticuatro horas ni tampoco dejarlo en "contesta cuando puedas": esa persona puede estar durmiendo, y tú también. Pon la hora límite en un momento en el que los dos estéis despiertos, por ejemplo las siete y media, y así te queda margen real para avisar a la siguiente antes de que empiece el día.
El plazo, en el fondo, no mide cuánto tarda la otra persona en leer el mensaje. Mide cuánto tiempo necesitas tú detrás, para que si dice que no, todavía te dé tiempo a intentarlo con otra persona antes de que el hueco pase de largo.
- Vigilas el reloj y decides tú cuándo pasar al siguiente
- Vale si la lista tiene pocas personas apuntadas
- Se te puede olvidar en medio de un día liado
- El mensaje sale con la hora límite puesta desde el principio
- Avisa solo si no hay respuesta, aunque sea de noche o fin de semana
- Vale igual con dos personas en la lista que con veinte
- No decide a quién ofrecérselo después: eso lo sigues decidiendo tú
Cual elijo: Con una lista corta que miras varias veces al día, cuéntalo tú: no hace falta más. En cuanto la lista crece, o el hueco puede saltar fuera de tu horario de trabajo, pon el plazo en el aviso automático. El reloj no se olvida aunque tú tengas la cabeza en otra cosa.
Con el plazo puesto, cada hueco tiene ya un reloj corriendo desde el minuto en que lo ofreces. Lo que hagas cuando ese plazo pasa en silencio, o cuando la respuesta es un no directo, es cosa de la siguiente lección.
- Tienes un plazo de respuesta distinto según lo cerca que esté la cita: minutos si es hoy, un par de horas si es mañana, un día como techo si falta más de una semana
- Sabes que ese plazo tiene un tope fijo de veinticuatro horas que no sube aunque la cita esté muy lejos
- El mensaje que mandas lleva la hora límite escrita, no un "en cuanto puedas"
- Sabes cuándo te conviene vigilar tú el reloj y cuándo conviene que lo cuente el aviso automático del panel
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Se libera un hueco de peluquería a las cuatro de la tarde y son las tres y cuarto. Le escribes al primero de la lista y a los quince minutos no ha contestado. ¿Escribes ya al segundo o esperas otro cuarto de hora?
Escribes al segundo ya. El hueco es dentro de menos de una hora, así que el plazo que toca es de quince o veinte minutos, no más: si esperas otro cuarto de hora y contesta que sí, no le va a dar tiempo a llegar, y si contesta que no, te quedas sin margen para avisar a nadie más.
2. El hueco es una revisión dentro de diez días. El primero de la lista contesta: "dame hasta mañana, que tengo que mirar la agenda". ¿Se lo das?
No. Por lejos que esté la cita, el plazo tiene un tope de veinticuatro horas y no crece más. Si le das un día extra porque la cita está lejos, el hueco se queda bloqueado sin necesidad y el resto de la lista sigue esperando una respuesta que no depende de ellos. Le dices que tiene hasta mañana a la misma hora, ni más.
3. Mandas el aviso a las diez de la noche para un hueco de las nueve de la mañana siguiente. ¿Qué hora límite pones en el mensaje?
No pones "contesta cuando puedas" ni le das hasta las nueve de la mañana, porque entonces no te queda margen para avisar a la siguiente persona antes de que empiece la cita. Pones una hora fija en la que los dos estéis despiertos, por ejemplo las siete y media: así, si no contesta, todavía te da tiempo a ofrecérselo a otra persona antes de las nueve.
Pero cuando se cumple el plazo y te dice que no, no lo saques de la lista sin más: hay noes que solo significan «esta vez no» y noes que significan «bórrame».