El vale caducó sin canjear: quédate el dinero, pero no borres quién lo compró
Con esta lección decides qué haces con el importe de un vale que caduca sin canjear, avisas antes de que llegue esa fecha y dejas guardado quién lo compró y para quién era, para que ningún reclamo te pille sin respuesta.
Por Yodai · Publicado el 6 de septiembre de 2026 · Actualizado el 12 de octubre de 2026
Algunos vales no se canjean nunca, y hay que decidir qué pasa con ellos. Vendiste un vale regalo en enero. Era para una sesión de fisioterapia, cien euros, lo compró un hombre para su madre. Hoy es septiembre, la fecha límite pasó hace tres semanas y nadie ha pisado tu centro con ese código. El dinero lleva ocho meses en tu cuenta. ¿Es tuyo ya, se lo devuelves, o esperas a que alguien reclame?
La respuesta no es una cuestión moral, es de gestión: qué contabilizas, cuándo avisas, y qué queda escrito para el día que alguien pregunte por ese vale que nunca se usó.
El dinero entró al vender. Qué haces con él si el vale caduca
El cobro pasó el día de la compra, no el día del canje: el dinero entra cuando se compra el vale, no cuando se usa. Cuando la fecha límite pasa sin canje, no hay nada que cobrar de nuevo, pero si vendes a particulares tampoco es dinero que puedas dar por tuyo sin más: la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios considera abusiva cualquier cláusula «que prevea el cobro por productos o servicios no efectivamente usados o consumidos de manera efectiva» (artículo 87.5), y una caducidad que hace perder el importe entero puede acabar ahí. Por eso conviene avisar antes de la fecha y tener pensada una salida razonable para quien lo reclame después; si alguien te lo discute, consúltalo con tu gestoría o con un abogado.
En inglés, a lo vendido en vales que nunca llega a canjearse lo llaman breakage. No lo escondas ni lo mezcles con la caja del día a día: apúntalo aparte, como "vale caducado, no canjeado", con la fecha de venta y la de caducidad. El día que repases los números, o que lo haga tu gestoría, esa línea tiene que explicarse sola, sin que tengas que recordar de memoria de qué vale se trataba.
Ahora bien, la fecha de caducidad que pusiste importa aquí más que nunca. Si diste treinta días y el comprador no tuvo margen real para avisar a quien iba a usarlo, quedarte el dinero sin más suena a abuso, y probablemente lo es. Si diste un año y avisaste antes, tienes mucho mejor argumento. Y no solo cuenta la ley: un banco resolviendo una disputa de cargo, o un cliente enfadado en tu buzón de reseñas, también van a juzgar si ese plazo fue razonable.
Antes de que caduque, no después
El momento del aviso decide si el cliente se siente cuidado o estafado. Si escribes el día después de que caducó, ya no hay nada que ofrecer: solo estás confirmando que perdió su dinero. Si escribes antes, todavía puedes mover la fecha del canje, buscar un hueco esa misma semana, o simplemente dejar constancia de que hiciste lo posible.
Esto no es cortesía sin más. Si un comprador disputa el cargo con su banco por un vale «que nunca llegó a usarse», un correo enviado antes de la fecha límite es una de las pruebas que puedes aportar. Si no tienes nada que enseñar, tienes mucho menos con qué defenderte. El aviso previo, en la práctica, es tu seguro.
- No cuesta ningún mensaje ni ningún minuto de gestión.
- El cliente descubre la caducidad solo si reclama, y para entonces ya no hay margen para arreglarlo.
- El riesgo de un cargo disputado en la tarjeta sube, porque el comprador siente que le has quitado algo sin avisar.
- Mandas un correo o un WhatsApp una semana antes, con el código y la fecha exacta.
- El que no lo ha usado porque se olvidó tiene una última oportunidad de aprovecharlo.
- El que de verdad no lo va a usar sabe que la decisión fue suya, no tuya.
Cuál elijo: Avisa siempre: un mensaje corto con el código y la fecha cuesta un minuto, y es lo que separa un vale olvidado de una reclamación. Si vendes muchos vales pequeños, manda los avisos en tanda, el mismo día de cada semana.
El rastro que no puedes perder
Fíjate en el mensaje anterior: menciona a Javier, que compró, y a Marta, que iba a canjear. Son personas distintas, y esa es la gracia del vale regalo. El problema aparece si tu registro solo guarda "vale VR-4821, comprado, canjeado" y no quién es quién.
El día que Javier llame preguntando "¿mi madre usó el vale que le regalé?", necesitas poder responder sin adivinar. Y el día que Marta llame diciendo "yo nunca recibí ningún código", necesitas saber a qué correo o teléfono se mandó, y cuándo. Sin ese rastro, cada pregunta se convierte en una discusión sobre quién tiene razón, y normalmente la gana el que reclama más alto, no el que dice la verdad.
Guarda, para cada vale, cuatro datos que no se muevan nunca: quién pagó, a qué contacto se envió el código, si se canjeó y cuándo, y si caducó sin usarse. Con eso en tu registro de vales, cualquier pregunta se contesta mirando una fila, no buscando en la memoria de quien atendió aquel día.
Cuando caduca: qué mueves y qué no
Con el criterio ya decidido (avisas antes, guardas el rastro y no das por perdido sin más lo que pagó un particular), falta el mecanismo: qué haces, en qué orden, la semana que un vale entra en su último tramo.
- 1Revisa los que caducan en siete días
Una vez a la semana, mira en tu registro los vales activos ordenados por fecha de caducidad y separa los que vencen en los próximos siete días. - 2Manda el aviso
Un mensaje corto, con el código y la fecha exacta, al contacto que quedó guardado al enviar el vale. - 3Si responde, busca hueco
Aunque tu agenda esté completa, un canje de última hora vale más que una disputa de cargo dentro de tres meses. - 4Si no responde, deja que caduque
No persigas al cliente ni le regales una prórroga que no ofreces a los demás: el aviso ya cumplió su función. - 5Marca caducado y anótalo aparte
Cambia el estado y apunta el importe aparte, como vale caducado, con su fecha de venta y de caducidad. Cómo se contabiliza ese importe te lo dice tu gestoría, y la fila no se borra: si un día lo reclaman, es tu prueba.
Con esto, el vale regalo deja de ser una promesa suelta. Nace con un importe y una fecha decididos, se envía y se canjea con un código de un solo uso, se sabe qué pasa si se gasta a medias, y ahora también qué pasa si no se usa nunca. El ciclo completo queda montado en tu registro de vales, no en tu memoria ni en la de quien atendió el mostrador aquel día.
- Tienes decidido qué haces con el importe de un vale caducado, sabiendo que con particulares no se da por perdido sin más.
- El aviso se manda antes de la fecha límite, nunca después.
- Cada vale guarda quién compró, a quién se envió el código, y si se canjeó o caducó.
- Ningún vale caducado se borra del registro.
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Un cliente compró un vale de treinta euros hace once meses, caducó hace dos semanas sin canjear, y ahora pide que se lo cambies por otro servicio.
Con particulares, lo prudente es dejar que lo use: el servicio ya lo cobraste, a ti te cuesta una cita, y quedarte los treinta euros sin más puede considerarse abusivo. Si el plazo era razonable, estaba escrito al comprar y le avisaste antes, tienes buenos argumentos, pero dos semanas de retraso no compensan una reclamación. Lo que no haces es alargar la fecha de todos los vales por norma: este caso, apuntado en su fila.
2. Una compradora dice que nunca recibió el código del vale que compró para su hermana.
Miras el registro: si el correo se envió y no rebotó, el vale existió y sigue siendo válido dentro de su plazo, así que le reenvías el código. Si no hay envío registrado, el fallo fue tuyo y el plazo empieza a contar desde que lo reenvías, no desde la compra.
3. Llevas dos años vendiendo vales y nunca has revisado cuáles caducan; sospechas que hay varios sin canjear desde hace meses.
Antes de dar nada por perdido, revisas tu registro y separas los que ya pasaron su fecha de los que todavía están a tiempo. A los primeros les escribes una vez para ofrecerles todavía el canje, porque nunca les avisaste y, con particulares, quedarte ese dinero sin más puede ser abusivo; y a partir de ahí metes la revisión semanal en tu rutina para que no vuelva a pasar.