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Hasta cuándo vale lo que ya cobraste

Sabrás calcular la fecha de caducidad de un bono según el ritmo real de tus citas y qué hacer si el cliente no lo agota a tiempo.

Ya decidiste cuántas sesiones vender en cada bono; ahora te toca decidir hasta cuándo sirven, antes de que un cliente como este te lo pregunte con el dinero ya cobrado. Un cliente compró hace catorce meses un bono de ocho sesiones de fisioterapia. Usó cinco. Desapareció. Ahora vuelve, pide las tres que le quedan y las quiere al precio de entonces, que ya no es el que cobras.

¿Tiene derecho? Depende de una sola cosa: si cuando le vendiste el bono escribiste una fecha límite o no lo hiciste. Si no la escribiste, la respuesta es siempre la misma: sí, porque nadie le dijo lo contrario y tú tampoco tienes nada que enseñarle.

Esto no pasa solo con fisioterapia. Pasa con clases, con sesiones de asesoría, con cualquier bono de varias veces que cobras entero el primer día y entregas poco a poco. Cuanto más dure el bono, más probable es que alguien lo deje a medias y vuelva cuando ya se te ha olvidado el precio que le cobraste.

Un bono sin fecha es un préstamo sin plazo

Cuando cobras un bono, cobras un servicio que todavía no has dado. Ese dinero ya está en tu cuenta, pero la deuda sigue abierta hasta que el cliente agota las sesiones. Sin fecha límite, esa deuda no caduca nunca.

Eso te ata de dos formas. La primera: si subes precios el año que viene, cualquiera con un bono antiguo puede reclamar sesiones al precio viejo, sin límite de cuánto tiempo puede esperar para hacerlo. La segunda: nunca sabes de verdad cuánto le debes al conjunto de tus clientes, porque una parte de esa deuda lleva dormida meses o incluso años, y no aparece en ningún sitio hasta que alguien la reclama.

La fecha de caducidad no es para presionar al cliente. Es para que ese bono pase de "pendiente para siempre" a "pendiente hasta tal día", y tú puedas cerrar la cuenta y saber, en cualquier momento, qué tienes realmente vendido y qué no.

La fecha sale de un cálculo simple, no de una intuición ni de copiar el plazo que usa otro negocio. Multiplica el número de sesiones del bono por el ritmo habitual con el que ese tipo de cliente vuelve, y añade a eso la mitad más de margen, para vacaciones, viajes o semanas flojas.

Un bono de ocho sesiones de entrenamiento personal, con visitas cada semana, se agota en dos meses si todo va según lo previsto. Con el margen, la fecha razonable está en tres meses: ni uno, que no deja hueco para ningún imprevisto, ni un año, que ya no es un plazo, es no poner ninguno.

Ese mismo cálculo, aplicado a un bono de cuatro masajes con una visita al mes, da cuatro meses de uso normal y seis con margen. Son negocios distintos, y por eso la fecha de cada uno también lo es: no existe un "seis meses para todo" que sirva igual de bien en los dos casos. La pregunta que te tienes que hacer no es "cuánto suena bien", es "cada cuánto vuelve alguien a por este servicio".

Qué escribir, y qué hacer si no llega a tiempo

Con la fecha puesta y la política decidida para cuando no se agota a tiempo, ya no dependes de la memoria de nadie ni de la buena fe. Cada bono que vendes queda con un principio y un final claros, igual que ya decidiste cuánto cobrar por él.

Lo que falta para que esto funcione en el día a día es no tener que llevar la cuenta a mano: saber en cualquier momento cuántas sesiones le quedan a cada cliente, sin repasar el cuaderno ni preguntarle a él.

Con la fecha de caducidad puesta, todavía te falta lo otro que te preguntan a diario: cuántas sesiones le quedan a cada cliente ahora mismo, sin contar con el dedo.