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La cuenta con la que entras no puede ser la tuya de siempre
Crear una cuenta nueva, solo para el negocio, y mudar a ella el dominio, el correo y el panel de edición antes de dar acceso a nadie más.
El dominio de tu negocio lo registraste hace tres años, un domingo por la noche, con la cuenta de Google que usas para todo: las fotos del móvil, el banco, el grupo de la familia. Funcionó. Nadie te pidió explicaciones.
Ahora el negocio ha crecido. Necesitas que alguien más entre a tocar la configuración del dominio, a crear un correo nuevo, a renovar el pago si tú un día no estás. Y ahí te das cuenta de que para dar ese acceso tendrías que dar tu contraseña personal. La de las fotos, el banco y la familia.
Esa es la señal de que hay que separar. No cuando pase algo: antes de que pase.
Lo que cuelga de una sola cuenta
El dominio, el correo del negocio, la web, y a veces hasta la cuenta desde la que cobras: todo eso vive donde esté registrado el dominio. Ahí se guardan los registros que dicen a qué servidor apunta tu web, el certificado que hace que cargue con el candado cerrado, y quién recibe el aviso si un día falla el pago de la renovación. Si esa cuenta es tu Gmail personal, cada uno de esos servicios depende de que a ti no te pase nada. Ni que pierdas el teléfono, ni que alguien intente entrar en tu cuenta haciéndose pasar por ti, ni que un día decidas desconectar unos días sin avisar a nadie.
Si el negocio tiene socios, el problema es al revés. Si la cuenta es tuya, el negocio no es de los dos aunque el contrato diga que sí. El dominio se queda con quien tiene la contraseña, no con quien tiene la firma. Un socio que entra a los seis meses hereda un negocio con el dominio y el correo colgando de una cuenta que nunca va a poder abrir.
Lo que importa es de quién es la cuenta que sostiene el dominio y el correo del negocio. No del negocio en abstracto: de una cuenta concreta, con una contraseña concreta, que hoy solo conoces tú.
Cuenta personal o cuenta del negocio
La pregunta no es si confías en la persona a la que vas a dar acceso. Es qué pasa el día que esa persona ya no está, o que tú ya no estás, o que el negocio cambia de manos. Una cuenta personal responde bien a la primera pregunta y mal a las otras tres. Por eso conviene decidirlo mirando el negocio dentro de dos o tres años, no la situación de hoy.
- Un problema de acceso tuyo bloquea el negocio entero
- Dar acceso a alguien significa darle la contraseña de todo lo demás
- Con socios, el dominio es de quien lo registró, no de la empresa
- Cambiar el titular el día de vender o cerrar es un trámite de identidad, no de traspaso
- Se comparte sin tocar nada personal tuyo
- Puedes dar y quitar acceso sin cambiar tu propia contraseña
- El dominio queda a nombre del negocio, no de una persona
- Traspasar o vender es cambiar un titular, no negociar con tu cuenta personal
Cual elijo: Eliges la cuenta de negocio en cuanto el dominio vaya a sobrevivir a una sola persona: un socio, un empleado, un sucesor. La cuenta personal solo vale si el negocio eres tú solo, sin planes de crecer ni de vender, y aun así, el día que contrates a la primera persona, migras.
Cómo se hace, en una tarde
- 1Abre un correo nuevo, solo para esto
Una cuenta que no dependa de tu número de teléfono personal ni de tu cuenta de recuperación de siempre. No la uses para nada más: ni para comprar por internet, ni para apuntarte a un boletín. Existe para una cosa: sostener el negocio. - 2Registra ahí el dominio, o transfiérelo si ya existía
Si el dominio ya está a tu nombre personal, se puede mover el titular a la cuenta nueva sin perder el dominio ni tener que comprarlo otra vez. Tarda unos días, se hace una vez y no se vuelve a tocar. Durante esos días la web sigue funcionando con normalidad; lo único que cambia es quién figura como dueño del dominio. - 3Da de alta en esa cuenta el correo del negocio y el panel de Yodai
El código con el que editas tu web y el correo con el que hablas con clientes cuelgan de la cuenta del negocio, no de la tuya de siempre. Así, si mañana cambias de teléfono, no arrastras contigo el acceso a la web. - 4Guarda la contraseña donde otro la pueda heredar
Un gestor de contraseñas compartido con quien corresponda, no una nota en tu cabeza ni en tu móvil personal. Si solo tú la sabes, no has separado nada: solo has cambiado de sitio el mismo problema.
- Día 1Pides el cambio de titular en el registrador del dominio, con los datos de la cuenta nueva del negocio.
- Días 1 a 5El registrador pide confirmación por correo tanto a ti, como titular saliente, como a la cuenta entrante.
- Días 5 a 7El dominio queda desbloqueado y pasa de titular. Es una ventana de seguridad, no un trámite que se pueda saltar.
- Día 7El dominio, el correo del negocio y el panel de Yodai aparecen ya bajo la cuenta nueva.
Con la cuenta separada, lo siguiente es de qué nombre lleva el correo que usas para invitar a cada persona a entrar. Eso es la próxima lección.
- Correo nuevo creado, solo para el negocio, sin depender de tu teléfono personal
- Dominio registrado o transferido a nombre de esa cuenta, no de tu Gmail de siempre
- Correo del negocio y panel de edición de Yodai colgando de la cuenta nueva
- Contraseña guardada en un gestor compartido, no solo en tu cabeza
Tres casos para decidir
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Llevas el negocio tú solo, sin socios ni empleados, y no piensas venderlo. ¿Separas la cuenta ya?
Puedes esperar. La cuenta personal aguanta mientras el negocio dependa de una sola persona: tú. El día que contrates a alguien o metas un socio, ese mismo mes migras el dominio y el correo a la cuenta nueva, no lo dejas para después.
2. Tienes un socio al 50% y el dominio está registrado con tu Gmail personal desde el principio. ¿Qué cambia con la cuenta separada?
El dominio pasa a estar a nombre del negocio, no de quien lo registró. Sin eso, aunque el contrato diga que el negocio es de los dos, el control real del dominio y del correo se queda en tu cuenta personal, y un socio no puede fiarse de un reparto que depende de tu contraseña.
3. Vas a crear la cuenta del negocio y dudas entre [email protected] y [email protected]. ¿Cuál usas?
[email protected], o [email protected] si ya tienes dominio propio de correo. El nombre lleva el negocio y el rol de la cuenta, nunca el nombre de una persona: la cuenta tiene que sobrevivir a quien la creó.
Esa misma regla -el rol, no la persona- es la que le va a faltar a cada buzón que repartas entre tu equipo.