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La factura que no debe salir de tu bandeja de siempre
Después de esta lección tus correos automáticos —confirmaciones, facturas, avisos de pago— salen por un remitente y un servicio propios, así que un problema con la newsletter ya no puede arrastrar detrás el aviso que sí o sí tiene que llegar.
Ya sabes leer el informe y separar un fallo tuyo de una suplantación; hay un tercer problema que ese informe no te arregla por ti. Mandas veinte confirmaciones de reserva el lunes por la mañana, todas seguidas, desde tu buzón de siempre. El miércoles dos clientes dicen que no les llegó nada, y cuando miras tu bandeja de enviados ahí está: salió, pero no llegó a ningún sitio, ni siquiera a su carpeta de spam.
No es un fallo tuyo. Tu buzón normal está pensado para que escribas tú, a una persona, de vez en cuando. En cuanto un mismo mensaje sale disparado hacia veinte destinatarios en el mismo minuto, el proveedor de correo lo trata como algo distinto, aunque el texto sea idéntico al que escribirías a mano.
Lo que ya sabes, y lo que falta por decidir
Ya sabes que el permiso que le diste a tu web para firmar en tu nombre no cubre todo lo que envías, y que no conviene usar la misma firma para un boletín que para un aviso urgente. Eso resuelve quién firma. Falta decidir por dónde sale cada correo.
No es lo mismo el correo que escribes tú, uno a uno, que el que dispara sola tu web cuando alguien reserva, paga o pide la factura. El primero cabe en tu buzón de siempre. El segundo, a partir de cierto volumen, necesita una vía aparte: un servicio de envío pensado para correo automático, lo que en el oficio se llama correo transaccional.
La diferencia no es el contenido, es el patrón de salida. Una peluquería que manda quince confirmaciones cada tarde, todas en el mismo minuto en que se cierra la agenda del día, tiene exactamente el mismo problema que una tienda que manda cien facturas el primer día del mes: para el proveedor de correo, eso pesa como envío masivo, aunque a ti te parezcan pocos.
- Lo escribes tú, a una persona, cuando te sientas a hacerlo
- Sale pocas veces al día, nunca de golpe
- Si tarda un minuto de más, no pasa nada
- Lo dispara la web sola: confirma una reserva, manda una factura, avisa de un pago
- Puede salir de golpe: veinte correos idénticos en la misma hora
- Si no llega, el cliente se queda sin su cita confirmada o sin su factura
Cual elijo: Si el correo lo escribes tú, a mano, uno detrás de otro, se queda en tu buzón de siempre. Si lo dispara la web sin que tú lo toques y el cliente necesita que llegue sí o sí, sale por un servicio de envío aparte, aunque sean solo cinco al día.
Cómo se hace, sin dejarlo a medias
- 1Cuenta cuántos mandas y cuándo
Reservas, confirmaciones, facturas: si pasan de diez al día, o si salen todos de golpe el primer día del mes, ya pesan como envío masivo, aunque a ti te parezcan pocos. - 2Ponle un remitente propio a lo automático
[email protected] o [email protected], nunca el mismo buzón desde el que escribes a mano tus correos de cada día. - 3Da de alta un servicio de envío transaccional
un proveedor pensado para correo que dispara el software, no para boletines, que autentica con su propio SPF y DKIM sobre tu dominio sin tocar la firma de tu buzón normal. - 4Prueba antes de apagar nada
manda una factura real a tu propio correo personal y a uno de Outlook. Si llega a la bandeja principal en los dos, ya puedes dejar de mandarlas desde el buzón de siempre.
- Tus correos automáticos —confirmaciones, facturas, avisos de pago— tienen ya un remitente propio, distinto del que usas para escribir a mano
- Salen por un servicio de envío pensado para eso, no por tu buzón normal
- Un problema de reputación con la newsletter ya no puede arrastrarse hasta la factura que sí o sí tiene que llegar
- La semana que viene: lo que miras cada lunes antes de mandar nada