Pon una fecha de caducidad, y dila antes de cobrar
Fija la caducidad según lo que vendas y déjala escrita en el mismo sitio donde se paga, para que nadie se entere del final del vale en el mostrador.
Ya decidiste cuánto cobras por el vale; ahora decide cuánto dura antes de que se vuelva un problema tuyo. Un vale sin fecha de caducidad suena a gesto generoso. En la página de venta queda bien: "válido siempre". Pero canjear un vale de hace tres años es abrir un cajón de problemas: el precio del servicio ya no es el mismo, quien lo compró puede ni recordar con qué tarjeta pagó, y tu contabilidad arrastra un cobro que no sabes si algún día va a salir o se queda ahí para siempre.
Ya decidiste si el importe del vale es fijo o lo elige quien compra. Ahora toca la pregunta que casi nadie se para a responder: ¿hasta cuándo vale ese vale? Y sobre todo, ¿quién tiene que saberlo, y cuándo?
Cuánto dura un vale, según lo que vendas
La caducidad no es un número que se saca de una tabla de plazos legales. Es una decisión de negocio, y depende de una cosa muy simple: cuánto tarda alguien en encontrar el hueco para usar lo que compró. Un vale de una cena se canjea en semanas: nadie compra una cena de aniversario pensando en el año que viene. Un vale de fisioterapia, o de una clase de yoga, se compra a menudo sin fecha en la cabeza: la persona que lo recibe lo guarda en un cajón hasta que le duele la espalda o le sobra un sábado.
Cuanto más impulsiva es la compra del servicio en sí, más corta puede ser la caducidad del vale. Cuanto más se planea, más larga tiene que ser, o el vale se convierte en dinero que cobraste por nada.
Hay un caso que se escapa de esta regla: la empresa que compra veinte vales en diciembre para repartir entre su plantilla. Ahí el problema no es el destinatario final, es la propia empresa, que tarda semanas en organizar el reparto interno antes de que cada vale llegue a su dueño. Si vendes a empresas, la caducidad cuenta desde que el vale llega a quien lo va a usar, no desde que la empresa lo compró, o vas a estar caducando vales que todavía no han salido de un armario.
Si el importe lo elige el comprador, la caducidad también cambia
Un vale de importe fijo, de 30 o 50 euros, se compra casi siempre para una ocasión concreta: un cumpleaños, un Reyes, un detalle rápido. Ese vale se comporta como el resto de su categoría: la caducidad depende del servicio, no del importe. Pero un vale de importe libre, esos noventa o doscientos euros que decide quien compra, suele guardar otra intención detrás: una boda, una jubilación, un regalo que se piensa con más tiempo y a veces se entrega con más ceremonia. Ahí conviene no apretar la caducidad aunque el servicio en sí sea de compra rápida. Seis meses le quedan cortos a un vale de 200 euros pensado para una ocasión que todavía no tiene fecha.
Lo que el comprador tiene que leer antes de pagar
La fecha de caducidad no puede vivir solo en las condiciones legales que nadie lee. Tiene que estar en la misma pantalla donde el comprador pulsa pagar, junto al precio, con la misma letra. Y tiene que ser una fecha, no una frase. "Válido durante un año" obliga a quien lo recibe a hacer una resta que no le apetece hacer. "Válido hasta el 15 de marzo de 2027" no deja duda.
Esa misma fecha va también en el correo de confirmación, y si el vale se manda como regalo, en la página o tarjeta que ve quien lo recibe. Tres sitios, la misma fecha. Si en uno pone "un año" y en otro una fecha concreta, el día del canje alguien va a discutir cuál de las dos vale, y esa discusión la vas a perder tú, no el cliente.
Esto no es un capricho de transparencia. Es protección para ti: si algún día alguien reclama un vale caducado, la prueba de que lo leyó antes de pagar es esa misma pantalla, no un párrafo enterrado en un enlace que nadie abrió.
- Menos vales olvidados y menos dinero cobrado que no sabes cuándo va a salir
- Empuja a usar el vale pronto, bien para servicios que no se planean
- Da margen a quien recibe el regalo para encontrar el hueco
- Mejor para servicios caros o que piden organizarse con tiempo
- Se adapta a agendas apretadas o listas de espera
- A cambio, acumulas más vales sin canjear en tu contabilidad
Cual elijo: Si el ticket es bajo y el servicio se usa sin pensarlo, como una cena o un corte de pelo, seis meses. Si el ticket es alto o el servicio pide organizarse, como un curso o una terapia larga, doce meses o más. Menos de tres meses no es caducidad, es presión, y se nota.
- Elegiste la caducidad según lo que vendes: corta para lo que se usa sin pensarlo, larga para lo que se planea
- Esa fecha está escrita, no descrita, y aparece igual en la página de compra, el correo y el propio vale
- Ya no hay sitio para la sorpresa en el mostrador
- Queda pendiente decidir cuándo se manda el vale: al pagar, o el día que elija quien compra
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Vendes un vale de 90 minutos de masaje a 65 euros. Alguien lo compra en diciembre para regalarlo en Reyes. ¿Qué caducidad le pones?
Doce meses desde la compra, no desde Reyes. El servicio no se planea con antelación, pero el regalo sí tarda en llegar a manos de quien lo recibe, y seis meses se quedarían cortos entre la compra en diciembre y el hueco real para usarlo en verano.
2. Un cliente llega en el mes 13 con un vale que caducaba a los doce meses y dice que nunca vio la fecha en ningún sitio.
Revisas dónde estaba escrita esa fecha antes de decidir. Si solo estaba en las condiciones generales y no en la página de compra ni en el correo, el error es tuyo y el vale se canjea. Si estaba en los tres sitios con la misma fecha, el vale ya no vale, y se lo explicas con esa prueba delante.
3. Vendes un curso de cuatro sesiones que hay que encajar en la agenda de un profesor con pocos huecos.
La caducidad larga, doce meses o más, porque el problema no es el comprador sino la disponibilidad del profesor. Una caducidad corta aquí no protege tu contabilidad, solo traslada tu problema de agenda al cliente.
La caducidad ya está fijada y escrita donde se paga. Lo que todavía no has decidido es cuándo sale ese vale de tu bandeja: si se manda nada más cobrar, o el día que elija quien lo compró.