La factura de cada cobro, sin dejarte ninguna
Sabrás qué dato decide entre factura completa y simplificada y cómo montar en tu programa de facturación que cada cobro acabe en su documento, con su número, sin depender de tu memoria.
Por Yodai · Publicado el 6 de septiembre de 2026 · Actualizado el 12 de octubre de 2026
Decidir cuándo toca factura completa, cuándo basta una simplificada y qué número le corresponde a cada una es la mitad del trabajo. La otra mitad: si para que eso pase tienes que acordarte tú, cada vez, de mirar quién ha comprado y sacar el documento a mano, vas a fallar un día: un viernes con prisa, un cobro hecho desde el móvil en la calle, una tanda de diez reservas seguidas un lunes por la mañana.
La pregunta de esta lección no es qué documento mandar, eso ya está decidido desde la primera lección del curso. Es cómo consigues que ese documento salga sin que dependa de tu memoria. Lo habitual es que la factura la haga un programa de facturación, aparte de la pasarela con la que cobras: si se entera de cada cobro, el documento sale solo; si no, toca una revisión fija.
El dato que decide qué documento toca
Hay un dato que lo decide casi todo: si el cliente da un NIF y una razón social, es una compra de empresa o autónomo y le corresponde factura completa. Si paga sin ese dato, es un particular y, mientras el importe entre en el límite que la ley pone a la factura simplificada, le basta con ella. Esa bifurcación no la inventas ahora: es la misma que viste al principio de este curso. Para que el documento salga solo, ese dato tiene que quedar recogido al cobrar: en un campo del formulario de pago o de tu programa de facturación, si lo tiene, o preguntándolo tú antes de cobrar.
Lo que falta es la segunda mitad: que en tu programa de facturación cada una de esas dos ramas tenga ya asignada su numeración y su envío, de modo que el documento no espere a que tú abras el ordenador por la noche.
- 1Fija el dato que decide
En tu programa de facturación, el campo NIF y razón social tiene que ser el que abre o cierra la rama de factura completa. Si está vacío, se envía simplificada, si el importe lo permite; si está relleno, factura completa. No lo decides tú leyendo el pedido: lo decide el dato en el momento en que se rellena. - 2Cuelga cada rama de su serie
La numeración correlativa que ya dejaste montada tiene que estar asociada a cada tipo de documento, no a ti. Tu programa tira del siguiente número de la serie que toque; tú no vuelves a escribir un número a mano. - 3Enlaza el envío al cobro, no a un aviso
Si tu programa de facturación se conecta con tu pasarela de pago, el documento puede salir en el mismo momento en que se confirma que el dinero ha entrado, no cuando tú te acuerdas de revisar la lista de cobros del día. Si no se conectan, esa conexión es la pieza que falta, y mientras tanto, la revisión fija de más abajo. - 4Pruébalo antes de fiarte
Usa el modo de prueba de tu programa o de tu pasarela, si lo tienen, o revisa a mano las primeras ventas reales de cada tipo: una de un particular y otra con NIF. No te cobres a ti mismo para probar: un cobro de prueba no es una venta y no lleva factura. Comprueba que llegan dos documentos distintos, con el número que tocaba, a la bandeja de entrada del cliente y no solo a la tuya.
Las excepciones no entran en la misma cinta
No todo cobro es una venta, y eso también lo sabes de este curso: una fianza que se devuelve, o un cobro de prueba, no lleva factura. La señal sí: es parte del precio cobrada por adelantado y lleva su documento. Si tu automatización manda un documento fiscal a ciegas cada vez que entra dinero, vas a generar papeles que luego tienes que anular. La regla de envío automático se aplica solo a los cobros marcados como venta; los demás quedan fuera de la cinta, aunque pasen por la misma pasarela.
- Sale en el momento, sin hueco entre el cobro y el documento
- No depende de que tengas un rato libre ese día
- El cliente lo recibe antes de preguntar por él
- Puedes corregir un dato raro antes de que salga
- Sirve si cobras muy pocas veces por semana
- Cada cobro de más es una revisión de más
Cuál elijo: Si cobras más de dos o tres veces por semana, automatiza: cada envío manual es un hueco donde algo se olvida. Si tus cobros son contados y los miras con calma, revisar a mano no cuesta nada, pero en cuanto el negocio crece, ese rato es el primero que se salta cuando hay prisa.
- El NIF y la razón social que recoges al cobrar deciden la rama: factura completa o simplificada.
- Cada rama tira de su propia numeración sin que escribas un número a mano.
- El envío sale cuando se confirma el cobro, si tu programa de facturación se entera de él; si no, con una revisión fija, no cuando te acuerdas tú.
- Los cobros que no son venta, como una fianza o un cobro de prueba, quedan fuera de esta automatización; la señal no, que es parte del precio.
- Lo has probado por cada camino antes de darlo por bueno.
- Queda un caso suelto para la próxima lección: qué hacer cuando alguien te pide factura después de haberle dado ya el ticket.