Que la factura salga sola del cobro
Al terminar esta lección, el documento correcto sale solo en el momento del cobro, sin que tengas que acordarte tú.
Ya sabes cuándo toca factura completa, cuándo basta un recibo simplificado y qué número le corresponde a cada uno. Pero si para que eso pase tienes que acordarte tú, cada vez, de mirar quién ha comprado y sacar el documento a mano, vas a fallar un día: un viernes con prisa, un cobro hecho desde el móvil en la calle, una tanda de diez reservas seguidas un lunes por la mañana.
La pregunta de esta lección no es qué documento mandar — eso ya está decidido desde la primera lección del curso. Es cómo consigues que ese documento salga solo, en el mismo instante en que se confirma el cobro, sin que dependa de tu memoria.
El cobro ya sabe lo que tiene que mandar
Cuando alguien paga, el formulario de cobro ya ha recogido el dato que decide todo: si ha puesto un CIF o NIF y una razón social, es una compra de empresa o autónomo y le corresponde factura completa. Si ha pagado sin ese dato, es un particular y le basta el recibo simplificado. Esa bifurcación no la inventas ahora: es la misma que viste al principio de este curso.
Lo que falta es la segunda mitad: que cada una de esas dos ramas tenga ya asignada su numeración y su envío, de modo que el cobro no espere a que tú abras el ordenador por la noche.
- 1Fija el dato que decide
En el formulario de cobro, el campo CIF/razón social tiene que ser el que abre o cierra la rama de factura completa. Si está vacío, se envía simplificada; si está relleno, factura completa. No lo decides tú leyendo el pedido: lo decide el dato en el momento en que se rellena. - 2Cuelga cada rama de su serie
La numeración correlativa que ya dejaste montada tiene que estar asociada a cada tipo de documento, no a ti. El sistema tira del siguiente número de la serie que toque; tú no vuelves a escribir un número a mano. - 3Enlaza el envío al cobro, no a un aviso
El documento se manda en el mismo evento que confirma que el dinero ha entrado, no cuando tú te acuerdas de revisar la lista de cobros del día. Si tu pasarela y tu facturación son la misma herramienta, esto es una casilla que activar una vez; si son dos herramientas distintas, es la automatización que las conecta. - 4Pruébalo con un cobro real y pequeño
Antes de anunciar que ya está automatizado, cóbrate algo tú mismo por los dos caminos: uno como particular, otro con un CIF puesto. Comprueba que llegan dos documentos distintos, con el número que tocaba, a la bandeja de entrada del cliente y no solo a la tuya.
Las excepciones no entran en la misma cinta
No todo cobro es una venta, y eso también lo sabes de este curso: una fianza o una señal que se devuelve no lleva factura ni recibo con IVA. Si tu automatización manda un documento fiscal a ciegas cada vez que entra dinero, vas a generar papeles que luego tienes que anular. La regla de envío automático se aplica solo a los cobros marcados como venta; los demás quedan fuera de la cinta, aunque pasen por la misma pasarela.
- Sale en el momento, sin hueco entre el cobro y el documento
- No depende de que tengas un rato libre ese día
- El cliente lo recibe antes de preguntar por él
- Puedes corregir un dato raro antes de que salga
- Sirve si cobras muy pocas veces por semana
- Cada cobro de más es una revisión de más
Cual elijo: Si cobras más de dos o tres veces por semana, automatiza: cada envío manual es un hueco donde algo se olvida. Si tus cobros son contados y los miras con calma, revisar a mano no cuesta nada — pero en cuanto el negocio crece, ese rato es el primero que se salta cuando hay prisa.
- El dato de CIF/razón social en el cobro decide solo la rama: factura completa o recibo simplificado.
- Cada rama tira de su propia numeración sin que escribas un número a mano.
- El envío sale en el mismo momento en que se confirma el cobro, no cuando te acuerdas tú.
- Los cobros que no son venta —fianzas, señales— quedan fuera de esta automatización.
- Lo has probado con un cobro real por cada camino antes de darlo por bueno.
- Queda un caso suelto para la próxima lección: qué hacer cuando alguien te pide factura después de haberle dado ya el ticket.