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Lo que tienes solo una vez, aunque vendas mil servicios
Sabe distinguir al profesional del recurso que de verdad limita cada servicio, y ha revisado uno por uno cuáles de los suyos dependen de una sala, una máquina o un vehículo del que solo tiene una unidad.
Miras la agenda de Marta y a las once tiene un hueco. Reservas ahí un tinte. Diez minutos después reservas, para otra clienta, una keratina con Laura, que también está libre a esa hora. Las dos citas encajan en el calendario sin que salte ningún aviso.
El problema aparece a las once en punto, cuando las dos clientas están sentadas en el salón y solo hay un secador de casco. Marta estaba libre. Laura estaba libre. El calendario solo comprueba si el profesional está ocupado, y ninguna de las dos lo estaba. Lo que nadie miró fue el aparato.
El profesional no es lo único que se ocupa
Cada servicio necesita a alguien que lo haga, y eso lo controla bien cualquier calendario: si Marta tiene cita a las once, no puede tener otra a la misma hora. Pero muchos servicios necesitan además otra cosa, y esa cosa casi nunca la mira nadie hasta que falta.
Puede ser una sala: un fisioterapeuta libre no sirve de nada si la única camilla de tracción la está usando su compañero. Puede ser una máquina: una esteticista libre no puede hacer un láser si el aparato lo tiene encendido otra esteticista con otra clienta. Puede ser un vehículo: da igual cuántos operarios tengas si la furgoneta grande ya salió con el reparto de las nueve. Puede ser una silla concreta, con un accesorio del que solo hay uno.
El criterio no es preguntar quién hace el servicio. Es preguntar qué necesita ese servicio para poder hacerse, aparte de un par de manos. Si la respuesta es un objeto o un espacio del que tienes menos unidades que profesionales que podrían pedirlo a la vez, ese objeto es tu recurso limitado. No la persona.
Cuando el recurso limitado eres tú mismo
Hay un caso donde el profesional sí es el límite, y conviene no confundirlo con el anterior. Si eres la única persona en tu negocio que sabe hacer un tatuaje de precisión, o el único que tiene el carné para conducir el camión con plataforma, tú eres el recurso, no un aparato compartido. Ese caso ya lo resuelve un calendario normal: tu hora ocupada es tu hora ocupada, y no hace falta nada más para verlo.
Lo que este curso viene a resolver es el otro caso, el que no se ve: cuando tienes varias personas que podrían atender, y aun así hay un choque, porque todas comparten algo que solo existe una vez. Ese choque no aparece en ninguna agenda que solo mire personas. Aparece en la puerta, con el cliente ya delante.
- 1Lista qué toca cada servicio
Para cada servicio que vendes, apunta qué usa aparte del profesional: una sala, una máquina, un vehículo, un accesorio concreto. Muchos servicios no tocan nada más, y ahí no hay nada que buscar. - 2Cuenta cuántas unidades tienes
De cada cosa que aparece en la lista, cuenta cuántas unidades hay en el negocio: una plancha de vapor, un elevador, dos camillas de tracción, una furgoneta grande. - 3Compara con cuántos profesionales podrían pedirla a la vez
Si tienes tres estilistas que saben hacer un alisado y una sola plancha de vapor, tres personas compiten por un solo objeto. Ese es el hueco que el calendario no ve. - 4Repite servicio por servicio
No te quedes con el primero que encuentres. Un salón puede tener el cuello de botella en el secador de casco y otro distinto en la única silla con reposapiés para pedicura.
En los cinco casos el dueño mira primero a las personas, porque son las que aparecen en la agenda y las que cobran a fin de mes. El objeto compartido no lleva nombre ni cara, así que se olvida hasta que provoca un problema delante del cliente.
el calendario nunca preguntó por el aparato, la sala o el vehículo: solo preguntó por la persona
Esto no es un fallo de la agenda. Es que la agenda solo sabe lo que le has contado, y tú solo le contaste el profesional. Si el recurso limitado es una máquina, una sala o un vehículo, tienes que decírselo tú, servicio por servicio, antes de que el choque se vea en la silla y no en la pantalla.
- Sabes distinguir al profesional, que es un recurso personal, de la sala, la máquina o el vehículo, que son recursos compartidos
- Has repasado tus servicios uno a uno y anotado qué toca cada uno aparte de la persona que lo hace
- Sabes contar cuántas unidades tienes de ese recurso y compararlo con cuántos profesionales podrían pedirlo a la vez
- La próxima lección entra en qué pasa cuando reservar un servicio deja, sin que se note, ocupado el hueco de otro
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Diriges una clínica de fisioterapia con dos fisios y dos camillas normales, pero una sola camilla de tracción. Un fisio te pide una cita de tracción a las diez, y el otro fisio ya tiene una tracción reservada esa misma hora con otro paciente. Los dos fisios están libres en su agenda personal. ¿Qué se decide?
No se puede dar la cita a las diez, aunque los dos fisios estén libres, porque el límite no es el fisio: es la camilla de tracción, y solo hay una. Se mueve una de las dos citas a otra franja; el hueco lo marca la camilla, no la persona.
2. Un taller con dos mecánicos y un solo elevador factura bastante menos de lo que sus dos mecánicos podrían trabajar en teoría. El dueño se plantea contratar a un tercer mecánico para vender más horas. ¿Qué se decide?
No se contrata todavía. Si el elevador sigue siendo uno solo, ahora habría tres mecánicos compitiendo por el mismo recurso en vez de dos. Antes de sumar plantilla hay que resolver el cuello de botella real, que es el elevador.
3. Una autoescuela con tres profesores tiene un único coche con doble mando para las clases prácticas. Un alumno quiere reservar dos clases el mismo día, una por la mañana con un profesor y otra por la tarde con otro. ¿Se puede aceptar mirando solo si esos dos profesores están libres?
No basta con mirar a los profesores. Hay que comprobar que entre las dos clases el coche con doble mando queda libre y no lo ha pedido ya otro alumno en esa misma franja: lo que decide aquí es la agenda del coche, no la de los profesores.
Distinguir el recurso del profesional te dice qué agenda mirar, pero no resuelve el problema cuando dos servicios con nombre distinto -y sin ningún profesional compartido de por medio- usan la misma sala o la misma máquina sin que tu calendario se entere: eso hay que atarlo servicio por servicio.