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Sacar adelante un hueco a medio llenar, o no
Al terminar tienes fijado, por cada hueco con coste fijo, un aforo mínimo y una hora de corte que deciden solos si se mantiene, se junta o se cancela.
Faltan tres horas para la clase de las seis y solo hay dos personas apuntadas. El aforo máximo son doce, pero doce no es la pregunta de hoy: ese número ya lo fijaste en la lección anterior, mesa a mesa, clase a clase. La pregunta es otra: con dos personas pagando, ¿cubres el coste de una hora entera de profesor?
¿Das la clase igual, aunque las dos plazas no lleguen a pagar el hueco? ¿Llamas a esas dos personas y les mueves a la clase de las ocho, que sí tiene sitio? ¿O cancelas y devuelves el dinero? Las tres son válidas en algún momento del año. Lo que falta no es saber que existen: es saber cuál toca hoy, con el reloj en contra y sin haberlo decidido de antemano.
El mínimo no es el máximo al revés
La capacidad de un hueco es lo que cabe. El aforo mínimo es otra cosa: lo que necesitas ocupado para que darlo compense. No es una cifra que se adivina el día de la clase. Se fija una vez, por tipo de hueco, en la misma ficha donde ya marcaste el máximo.
Una clase de yoga con profesor a 30€ la hora y entradas a 12€ la plaza necesita cuatro personas para cubrir el coste. Por debajo de cuatro, cada persona que entra te cuesta dinero en vez de dártelo. Un guía de rutas en bici que cobra 40€ por salida, con plazas a 10€, necesita también cuatro. Una mesa de restaurante, en cambio, no tiene mínimo: una persona sola paga su plato y no hay coste fijo aparte de la mesa en sí.
El mínimo aparece donde hay un coste fijo por dar el hueco, pase quien pase: un profesor contratado por hora, una furgoneta que sale igual con dos que con ocho, un guía al que pagas la salida entera aunque vaya un cliente solo. Si tu negocio no tiene ese coste fijo, esta lección no te toca: sáltala y quédate con la capacidad que ya dejaste fijada.
Decide antes, no con el reloj en la mano
El error no es dar la clase con poca gente alguna vez. El error es no haber decidido de antemano en qué momento cuentas las plazas y qué haces si no llegas al mínimo. Sin eso, cada hueco flojo se convierte en una negociación contigo mismo, distinta cada martes y cada jueves.
Fija una hora de corte: el momento en el que cuentas cuántas plazas hay ocupadas y tomas la decisión, una sola vez. En la ficha del hueco, junto al campo del aforo mínimo, hay otro campo para esto. Para una clase de las seis, la hora de corte puede ser las tres de la tarde: da margen para avisar a los apuntados si hay que mover algo, y no es tan pronto como para dejar fuera a quien reserva tarde y de todos modos habría llegado al mínimo.
Antes de la hora de corte no miras el hueco, aunque tengas la tentación de contar plazas cada media hora. Después, la decisión ya está tomada y no se revisa aunque entre una reserva de última hora: esa reserva nueva se coloca en el hueco que sí se dio, no reabre el que ya se cerró.
- 1Cuenta las plazas ocupadas
Miras el hueco solo en ese momento fijo, ni antes ni después. - 2Compara con el mínimo
Si igualas o superas el mínimo, el hueco se da tal cual, aunque no esté lleno. - 3Busca un hueco cercano
Si no llegas al mínimo, miras si hay otro hueco del mismo tipo cerca en el tiempo con sitio libre. - 4Ofrece el cambio, no la cancelación
A quien ya estaba apuntado le mueves la reserva al hueco que sí se da, no le devuelves el dinero sin más. - 5Cancela solo si no hay dónde juntar
Si no existe ese hueco cercano, cancelas en ese mismo instante y avisas, no unas horas después.
Juntar antes que cancelar
En la lección anterior juntabas dos huecos para meter a un grupo grande que no cabía en uno solo. Aquí el motivo es el contrario: no te sobra gente, te falta. El botón del panel es el mismo, Juntar franjas, pero la señal que lo dispara es la opuesta, y conviene no confundir una cosa con la otra a la hora de decidir.
Juntar solo funciona si existe otro hueco del mismo tipo cerca en el tiempo y con sitio libre. Una clase de pilates de las nueve no se junta con una de spinning de las diez: son productos distintos, aunque los dos tengan hueco libre esa mañana.
- El cliente conserva su cita, solo cambia la hora
- El hueco que queda sí llega al mínimo o lo supera
- Necesitas que exista otro hueco del mismo tipo cerca en el tiempo
- Te cuesta una llamada o un mensaje, no una devolución
- Devuelves el dinero o el compromiso entero
- El cliente se queda sin su plaza y decide si vuelve a intentarlo
Cual elijo: Juntas siempre que exista un hueco cercano con sitio: te cuesta una llamada y conservas la venta. Cancelas solo cuando juntar significaría mover al cliente a un horario que no le sirve; ahí es más honesto cancelar ya que ofrecerle un cambio que no va a aceptar.
Con el mínimo y la hora de corte fijados por escrito, ya no hay negociación contigo mismo cada tarde: el hueco se mantiene, se junta o se cancela solo, según la regla que pusiste una vez y no cada vez. Lo que queda por afinar es ese número mínimo con lo que de verdad pasa en tu agenda, no con lo que imaginaste el día que creaste el hueco.
- Un aforo mínimo fijado por cada tipo de hueco con coste fijo, no solo el máximo
- Una hora de corte concreta en la que cuentas plazas y decides una sola vez
- Un orden de decisión: mantener si llegas al mínimo, juntar si no, cancelar solo si no hay dónde juntar
- Un mensaje de cambio ya escrito para cuando toque juntar un hueco
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Clase de spinning a las 19:00 con mínimo fijado en 5. A la hora de corte, las 16:00, hay 3 apuntados. A las 18:30 entra una cuarta reserva. ¿Se da la clase de las 19:00?
No se revisa después de la hora de corte: con 3 personas a las 16:00 ya se decidió juntar o cancelar. La reserva de las 18:30 entra en el hueco al que se movió la clase, no reabre el de las 19:00.
2. Un guía de bici cobra 40€ por salida y necesita el mínimo para cubrirlo. A la hora de corte hay 2 apuntados a la salida de las 10:00, y hay otra salida a las 12:00 con el mismo guía y 3 plazas libres. ¿Qué haces?
Juntas: mueves a los dos de las 10:00 a las 12:00. Existe un hueco cercano del mismo tipo con sitio, así que juntar cuesta un mensaje y conserva la venta; cancelar aquí sería tirar dinero sin necesidad.
3. Clase de pilates de un sábado a las 9:00, mínimo fijado en 4. A la hora de corte hay 1 apuntada, y ese sábado no hay otra clase de pilates programada.
Cancelas en ese mismo instante y avisas. No existe hueco cercano del mismo tipo donde juntar, así que ofrecer un cambio no es una opción real; alargarlo solo retrasa un aviso que ya tienes que dar.
El aforo mínimo y la hora de corte que acabas de fijar no son definitivos: en la última lección los corriges con lo que de verdad pasó en tu agenda, no con la cifra del primer día.