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Se pasó de la hora: qué le descuentas del saldo
Fija un bloque de tiempo y una regla de redondeo hacia arriba que no cambie según quién atienda la cita, para que el descuento del bono se explique solo con mirar la ficha.
Resuelto el redondeo del tiempo trabajado, queda lo que no es tiempo trabajado. El masaje estaba pensado para durar una hora. Se alargó doce minutos porque la clienta llegó con un contracturado que no cede fácil. Cuando terminas y abres el panel para descontar del bono, tienes que decidir: ¿se llevan sesenta y dos minutos del saldo, setenta y cinco, o los sesenta que compró?
Si improvisas la respuesta cada vez, el saldo de cada cliente termina calculado con un criterio distinto según el día y quién atendió la cita. Y el día que alguien compare dos citas parecidas con descuentos distintos, va a preguntar por qué.
La unidad la fija el bloque, no el reloj
Ya sabes que el mínimo se cobra aunque el trabajo dure diez minutos. Esta es la otra punta del mismo problema: qué pasa cuando el trabajo se pasa del tiempo contratado. Y aquí no sirve mirar el reloj al minuto exacto, hace falta una unidad fija de descuento: el bloque.
El bloque es la pieza mínima en la que se mueve el saldo: quince minutos, media hora, una hora entera. No es lo que dura el servicio, es la regla que convierte los minutos reales en algo que se resta de un número. Sin bloque escrito en algún sitio, cada profesional redondea a su criterio: uno sube quince minutos, otro sube media hora por la misma diferencia, y el cliente que compara dos citas parecidas termina viendo dos descuentos distintos sin explicación. Y si alguna vez alguien reclama el saldo, no hay forma de defender un número que se decidió al vuelo.
Redondear siempre hacia arriba, o al más cercano
Decidido el bloque, queda la segunda decisión: cuando el trabajo no encaja justo en un múltiplo del bloque, ¿redondeas siempre hacia arriba, o redondeas al más cercano, subiendo unas veces y bajando otras? No es una pregunta técnica: es la que determina cuánto le cuesta al cliente cada minuto de más y cuánto tarda su bono en agotarse.
- El descuento nunca queda por debajo del tiempo real trabajado
- La regla se explica en una frase y no cambia según el caso
- Quien se queda un minuto corto de bloque paga el bloque completo igual
- Unas veces el cliente sale ganando algún minuto, otras perdiéndolo
- Cuesta más explicar por qué esta vez sube y la próxima baja
Cual elijo: Elige redondear siempre hacia arriba: es la única regla que se explica sin tener el reloj delante, y el margen que gana el negocio compensa el tiempo perdido entre citas. Redondea al más cercano solo si el bloque ya es tan pequeño, de cinco minutos, que la diferencia no la nota nadie.
El margen de cortesía: los minutos que no disparan el bloque siguiente
Hay un caso que la regla de redondear siempre hacia arriba trata mal si se aplica a rajatabla: el trabajo que se pasa por un minuto, uno solo, y salta al bloque completo siguiente. Con bloques de media hora, pasarte de la hora por sesenta segundos descuenta noventa minutos enteros. Eso no es una regla, es un castigo por un segundero.
La solución no es abandonar el redondeo hacia arriba, es darle un margen antes de que se dispare. Un margen de cortesía de dos o tres minutos, contados desde el final del bloque, que no cuentan como exceso. Si el bloque es de treinta minutos y el trabajo dura treinta y dos, no salta al siguiente bloque; si dura treinta y cinco, sí. El número exacto del margen lo fijas tú, pero conviene que sea pequeño: la mayoría de las citas se pasan un poco por el tráfico o por rematar el trabajo bien, no porque el bono se esté usando de más. Ese margen, además, es el que le vas a explicar al cliente si alguna vez pregunta por qué una cita de treinta y dos minutos no le costó el bloque siguiente: porque el margen ya estaba puesto antes de que llegara el minuto treinta y dos.
El bloque pequeño para el trabajo corto, el grande solo si el trabajo también lo es
El gráfico anterior es la razón por la que el tamaño del bloque no se elige al azar: tiene que ser pequeño en relación con lo que dura el trabajo habitual, o el redondeo deja de ser un ajuste y pasa a ser un recargo que el cliente nota. Un bloque de una hora sobre un trabajo de cuarenta minutos no es una unidad de medida, es medio servicio regalado al negocio en cada cita.
La regla práctica: si los trabajos duran entre treinta y noventa minutos, el bloque de quince minutos es el que menos se nota. Si duran entre dos y cuatro horas, la media hora funciona igual de bien y además es más fácil de leer en el panel. Sube a bloques de una hora completa solo cuando el trabajo típico ya dura varias horas, como una reforma o una mudanza: ahí quince minutos de diferencia no cambian nada y complican el cálculo sin necesidad. Piensa en los oficios que ya conoces: una manicura de cuarenta minutos, una clase de refuerzo de una hora, una revisión de mantenimiento de dos horas. En cada uno el bloque correcto es distinto porque el trabajo típico también lo es.
- Elegido un bloque fijo -15, 30 o 60 minutos- según lo que dura el trabajo habitual
- Fijado un margen de cortesía de un par de minutos antes de que el redondeo dispare el bloque siguiente
- Decidido que el redondeo siempre va hacia arriba, sin excepciones caso por caso
- La ficha de cada cita deja escrito cuánto duró el trabajo y cuánto se descontó, para revisar el saldo sin preguntar a nadie
Tres saldos que hay que cerrar
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Una peluquería vende bonos de horas para color y peinado, con bloque de 30 minutos. Un servicio dura 34 minutos.
Se descuentan 60 minutos, porque la regla es redondear siempre hacia arriba al bloque completo, y 34 minutos ya pasan del margen de cortesía sobre los primeros 30. Se aplica igual sin importar qué profesional atendiera la cita.
2. Un electricista autónomo factura con bono de horas y bloque de 60 minutos, pero la mitad de sus avisos duran entre 20 y 40 minutos.
El bloque está mal elegido: hay que bajarlo a 15 o 30 minutos, porque con bloque de 60 minutos cada aviso corto se cobra como una hora entera y el cliente termina notando que paga por tiempo que nadie trabajó.
3. Una profesora particular quiere que las clases que se alargan un poco no penalicen al alumno, y las que terminan antes tampoco beneficien al negocio.
Está buscando el redondeo al más cercano, no hacia arriba fijo; le compensa solo si trabaja con bloques muy pequeños, de cinco minutos, porque con bloques más grandes la regla se vuelve difícil de explicar cita a cita y cada saldo parece decidido a mano.
El bloque y el redondeo ya están fijados; lo que todavía puede vaciarte el saldo sin que sea tu tiempo es el material y el trayecto.