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Tres bolsas, no treinta: cuántos grupos hacer y con qué criterio
Sales con tres listas de difusión creadas en WhatsApp, cada una con un criterio de fecha de compra claro, y con el criterio para saber cuándo (y solo cuándo) te hace falta una cuarta.
Tienes la lista limpia y ya decidiste a quién no le vas a escribir. Te sientas a montar los grupos de difusión y la primera tentación es abrir uno por cada cosa que vendes: uno para las que se hacen la manicura, otro para las del bono de cejas, otro para las que preguntaron por el tinte y nunca volvieron. A la hora ya tienes ocho grupos abiertos en WhatsApp y no recuerdas en cuál metiste a quién.
El problema nunca es el criterio que elijas. Es la cantidad. Un grupo que no revisas cada mes no es un grupo de difusión: es una lista muerta que te da mala conciencia cada vez que la ves en el móvil.
Y no es solo desorden, es dinero mal repartido. Si un día le escribes a doce listas distintas, ese día mandas doce mensajes diferentes y ninguno con el cuidado que merece. Si le escribes a tres, te da tiempo a leer cada uno antes de darle a enviar, y a corregir el que suena mal antes de que salga.
Tres bolsas, no una por servicio
La pregunta que importa no es qué compró. Es cuándo. En una peluquería, la clienta que se cortó el pelo hace diez días y la que se lo cortó hace ocho meses compraron exactamente lo mismo, un corte, pero hoy no son la misma clienta. A la primera le escribes para que reserve el retoque de color. A la segunda le preguntas, con otro tono, si sigue por la zona.
Pasa igual en una tienda de ropa, en un taller de bicicletas o en un despacho que hace presupuestos. El servicio dice de qué le hablas. La fecha dice si hoy toca escribirle o esperar. Por eso las tres bolsas se arman por fecha de compra y no por lo que cada una compró, y por eso sirven igual da igual el oficio que tengas.
- Sabes con precisión a quién le hablas de qué
- Cada servicio nuevo te obliga a abrir otro grupo
- En dos meses tienes doce listas y no recuerdas cuál mandaste la semana pasada
- Una clienta con dos compras distintas no encaja del todo en ninguna
- Activas: compraron en las últimas cuatro semanas
- Dormidas: compraron alguna vez, hace más de un mes
- Frías: preguntaron o reservaron pero nunca llegaron a pagar
- El servicio decide el texto del mensaje, nunca la lista a la que va
Cual elijo: Empieza por las tres bolsas de fecha: sirven igual si vendes cortes de pelo, reformas o tartas por encargo. Abre una cuarta solo cuando dentro de una bolsa aparezca un grupo que se comporta claramente distinto de los demás, por ejemplo las que solo compran bonos y nunca sesiones sueltas.
Cómo montas cada bolsa esta misma tarde
- 1Saca la fecha de la última compra
No el nombre del servicio, la fecha. Si llevas un cuaderno o una hoja de cálculo, esa columna ya la tienes; si no la tienes, sácala a mano de las últimas veinte ventas y sigue desde ahí. - 2Cuenta cuántos caen en cada bolsa
Si activas tiene sesenta contactos y frías tiene cuatro, frías no merece un mensaje aparte todavía: únela a dormidas hasta que crezca lo suficiente para justificar un texto propio. - 3Ponle un nombre que reconozcas de un vistazo
Nada de «Segmento 1» ni «Lista B». Si al abrir WhatsApp tardas más de dos segundos en saber qué grupo es, el nombre está mal puesto. - 4Mueve a mano a quien cambia de bolsa
Cuando una dormida compra, esa misma noche la pasas a activas. Una bolsa que no se toca se queda vieja y deja de servir para decidir nada.
La revisión de las bolsas no es diaria ni mensual, es semanal. Diaria no te da tiempo, porque entre cliente y cliente no vas a parar a mover nombres de una lista a otra. Mensual llega tarde: para entonces ya le mandaste a una recién comprada el mensaje pensado para quien lleva meses sin aparecer, y eso resta más confianza de la que suma la venta. Un rato fijo cada semana, antes de preparar el envío, es lo que mantiene las tres bolsas honestas.
En un despacho que hace presupuestos el patrón se ve todavía más claro. Alguien pide presupuesto para una reforma, tarda tres semanas en decidirse y al final contrata. Ese contacto pasó de frías a activas en un solo movimiento, sin pasar por dormidas, y si no lo mueves a mano se queda para siempre en la bolsa equivocada esperando un mensaje que ya no le corresponde.
Con esto no te hace falta ningún programa de marketing: las listas de difusión de WhatsApp aguantan de sobra tres grupos de este tamaño. Lo que decides la próxima vez es cuántas veces al mes le escribes a cada una sin que nadie se canse de verte.
- Tienes las tres bolsas creadas en WhatsApp, cada una con su nombre y su fecha de corte
- Sabes cuántos contactos caen en cada una y cuál todavía no merece un mensaje propio
- Sabes que el criterio es cuándo compró, no qué compró, y que mueves a mano a quien cambia de bolsa
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Llevas dos años con un taller de bicicletas. Tienes 45 contactos que compraron hace entre dos y cinco meses, y 3 que preguntaron por un presupuesto hace una semana y no contestaron más. ¿Abres ya una bolsa aparte para esos 3?
No todavía. Los unes a dormidas de momento: frías con solo tres contactos no justifica un mensaje propio semana a semana. En cuanto sumen diez o doce, sepáralos, porque preguntar y no pagar es un comportamiento distinto de haber comprado y no volver, y merece su propio texto en cuanto el número lo aguante.
2. Una clienta de tu salón se hizo la manicura hace tres semanas y el bono de cejas hace cuatro meses. Con un grupo por servicio no sabrías dónde meterla. Con las tres bolsas por fecha, ¿en cuál cae?
En activas. La bolsa se decide por la compra más reciente, no por la que lleve más tiempo cerrada, porque es esa fecha la que dice si la relación sigue viva ahora mismo. El bono de cejas ya no pesa para elegir la bolsa; como mucho, sirve para matizar el texto del mensaje.
3. Una clienta que llevaba cuatro meses en dormidas te compra hoy un tinte. El envío de esta semana a la bolsa de activas sale mañana por la mañana. ¿Esperas al cierre del mes para moverla o la cambias ya?
La cambias esta misma noche. Si esperas, mañana le llega el mensaje de dormidas preguntándole si sigue con la necesidad justo el día después de haber comprado, y eso cuesta más credibilidad que la que acabas de ganar con la venta. Mover a mano en el momento es parte del trabajo de la bolsa, no un extra que se hace cuando sobra tiempo.
Ya tienes las tres bolsas armadas. Falta la pregunta que decide si te van a bloquear o no: cuántas veces al mes le escribes a cada una sin cansarla.