Academia › Construir › Reservas y pedidos
Dos elevadores iguales: que el sistema coja el que esté libre
Si dos unidades hacen exactamente lo mismo, se agrupan para que el sistema reparta la reserva a la que esté libre; si no, se dejan separadas aunque se parezcan.
Un taller tiene dos elevadores iguales: misma marca, mismo peso máximo. Un cliente entra en la web a reservar la revisión del jueves a las diez. La web le pide elegir «Elevador 1» o «Elevador 2», como si fueran dos servicios distintos. Elige el 1.
Media hora antes, otro cliente ya había reservado el elevador 1 para las nueve y media, con una hora de trabajo por delante. El sistema ve el elevador 1 ocupado a las diez y dice que no hay hueco. El elevador 2 está libre toda la mañana. El cliente no lo sabe, cierra la pestaña y llama al taller de la esquina.
El error está en cómo se dieron de alta los elevadores
Cuando das de alta un recurso reservable en el panel, hay dos formas de hacerlo. La primera es crear una unidad por cada elevador: «Elevador 1» y «Elevador 2», cada uno con su propia agenda y su propio hueco en la web. La segunda es crear un grupo, «Elevador», con dos unidades dentro, y dejar que el sistema reparta la reserva a la que esté libre en cada momento.
La primera forma parece más clara al darla de alta. Es la que casi todo el mundo elige la primera vez. Y es la que pierde reservas, porque un cliente no compara agendas antes de reservar: mira un hueco y, si no lo hay con el nombre que le tocó, se va.
el sistema compara la agenda de una unidad concreta, no la disponibilidad conjunta del grupo
Agrupar no es fundir, es dejar que el sistema elija
Agrupar dos elevadores no significa fundirlos en una sola fila del panel ni que dejen de ser dos cosas distintas para el taller. Cada uno conserva su propia agenda interna: si el elevador 2 está parado por una revisión suya, se marca solo ese, no los dos.
Lo que cambia es la cara que ve el cliente. En vez de dos botones que compiten entre sí por la misma franja horaria, ve uno solo: «Elevador», con la hora libre calculada sobre las dos agendas juntas. El panel asigna la unidad concreta después, al confirmar la reserva, y ahí sí importa cuál de las dos estaba libre.
Cuándo dos unidades no son iguales de verdad
El error caro no es el de arriba, es el contrario: meter en el mismo grupo dos unidades que no hacen lo mismo. Un elevador para turismos y otro para furgonetas grandes no son la misma unidad aunque los dos se llamen elevador. Si los agrupas, el sistema puede asignar la furgoneta al elevador de turismos y dejar sin sitio, esa misma tarde, a un coche pequeño que sí cabía en cualquiera de los dos.
Lo mismo pasa con dos sillones de peluquería si uno está junto al lavacabezas y el otro no, o con dos aulas si una tiene proyector y la otra no. El criterio es simple: que a cualquier cliente le dé exactamente igual cuál de las dos unidades le toque.
Lo que ve el cliente, lo que gestiona el taller
- El cliente elige el elevador 1 o el 2 antes de saber si hay hueco en cualquiera de los dos
- Un hueco libre en la otra unidad no cuenta si el cliente entró por el nombre equivocado
- El cliente ve una sola hora libre, calculada sobre las dos agendas a la vez
- El panel asigna la unidad concreta al confirmar, no antes de que el cliente reserve
- Solo funciona si de verdad da igual cuál de las dos unidades le toque
Cual elijo: Si las dos unidades hacen lo mismo, agrupa siempre: cada unidad separada es un hueco que el cliente nunca llega a ver. Si no hacen lo mismo, déjalas separadas aunque compartan nombre y tamaño.
Cambiar de unidades sueltas a un grupo no toca la agenda de cada elevador, solo cambia cómo se presenta y cómo se reparte. Se hace una vez, desde el panel de recursos, y a partir de ahí cada hueco libre en cualquiera de las unidades cuenta como hueco libre para el cliente.
Es la diferencia entre un taller con dos elevadores y un taller con dos elevadores que, para efectos de reservar, funcionan como uno solo con el doble de sitio.
- Las unidades que de verdad son intercambiables van en un mismo grupo, no en filas separadas
- El cliente reserva contra el grupo; el panel asigna la unidad concreta al confirmar
- Solo se agrupan unidades donde a cualquier cliente le dé igual cuál le toque
- Cambiar de unidades sueltas a grupo no toca la agenda de cada una, solo cómo se presenta y se reparte
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Una peluquería tiene dos sillones, pero solo uno está frente al espejo grande. ¿Se agrupan?
No. Si algún cliente puede preferir uno u otro, no son intercambiables de verdad; van como dos unidades separadas aunque hagan el mismo servicio.
2. Un lavadero tiene tres túneles idénticos, misma máquina, mismo tiempo de lavado, y ahora mismo cada uno es un servicio distinto en la web. ¿Qué cambia al agruparlos?
El cliente deja de elegir túnel y solo elige hora; el sistema reparte la reserva al túnel que esté libre. Se recuperan las reservas que antes se perdían por elegir el túnel ocupado habiendo otro libre al lado.
3. Una academia tiene dos aulas del mismo tamaño, pero solo una tiene proyector. Un profesor pide agruparlas para simplificar el panel. ¿Se hace?
No, si alguna clase necesita proyector. Se agrupan solo las reservas que no lo necesitan; las que sí, se piden contra el aula con proyector en concreto, por nombre.