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Que un servicio ocupe el hueco de otro si comparten el mismo recurso
Deja aprendido cómo atar cada servicio a la cabina, sala o máquina que usa de verdad, para que dos servicios con nombre distinto no puedan reservarse nunca en la misma franja si pelean por lo mismo.
Ya sabes separar qué depende del profesional y qué depende del recurso; falta resolver qué pasa cuando dos servicios con nombre distinto usan, sin que tu calendario lo sepa, la misma sala. Tienes dos servicios en la web: Presoterapia sola y Circuito relax con presoterapia. Un cliente reserva el primero a las diez de la mañana. Otro reserva el segundo a las diez y veinte. El calendario deja pasar las dos citas: son servicios distintos, con nombres distintos, y ninguno choca con el otro en la pantalla del panel.
El problema aparece a las diez y veinte, cuando las dos clientas se presentan a la vez y solo hay una cabina de presoterapia en todo el centro.
El calendario ve nombres, no máquinas
Ya sabes distinguir qué llevas una sola vez aunque vendas mil servicios: una sala, una camilla, una cabina. Lo que toca ahora es que esa cabina deje de ser un dato que solo tienes tú en la cabeza y pase a estar en el panel, atada a cada servicio que la usa.
Porque el panel, si no le dices lo contrario, solo comprueba una cosa: si la empleada asignada está libre esa hora. No sabe que Presoterapia sola y Circuito relax son en realidad la misma máquina con dos nombres comerciales distintos. Para el sistema son dos servicios que no tienen nada que ver entre sí.
El calendario solo mira quién trabaja esa hora, no qué aparato ocupa mientras trabaja
Ata el servicio al recurso, no confíes en el nombre
La solución no es renombrar servicios ni avisar a la recepcionista para que mire dos agendas a la vez. Eso funciona el primer mes y falla el día que hay dos personas reservando por internet a la misma hora sin que nadie lo vea venir.
Lo que funciona es dar de alta el recurso una sola vez y ligarlo a todos los servicios que de verdad lo usan. A partir de ahí, el sistema bloquea la franja para todos ellos aunque los reserven clientes distintos, con empleadas distintas, desde webs distintas.
- 1Da de alta el recurso
En Recursos, crea la cabina, sala o máquina con un nombre que reconozcas al vuelo: Cabina de presoterapia, no Cabina 2. - 2Abre la ficha de cada servicio afectado
En cada servicio que usa esa cabina, hay un campo para marcar el recurso que consume. No es el mismo campo que la empleada asignada. - 3Marca el mismo recurso en los tres
Presoterapia sola, Circuito relax y cualquier otro servicio que pase por esa cabina llevan marcado el mismo recurso, aunque tengan precios y duraciones distintas. - 4Fuerza una prueba
Reserva un servicio a las diez y luego intenta reservar otro de los ligados al mismo recurso a las diez y veinte. Si el panel lo deja pasar, algo quedó sin marcar.
Da igual que el precio vaya de veinte a cuarenta y cinco euros según el servicio, y da igual qué empleada lo haga. Los tres tocan la misma cabina, así que en el momento en que uno de los tres ocupa una franja, los otros dos desaparecen de la web para esa misma franja. Eso es lo que se lleva un cliente que mira la agenda: huecos reales, no huecos que luego se deshacen con una llamada de recepción pidiendo disculpas.
Ojo con el error contrario, que también sale caro: atar recursos que no comparten nada físico. La mesa de manicura y el sillón de pedicura son objetos distintos, así que un servicio de manicura y uno de pedicura pueden reservarse a la vez sin problema, aunque los haga la misma persona en la misma sala. Marca como recurso compartido solo lo que de verdad es una sola pieza física que no se puede duplicar en el momento.
Y cada vez que des de alta un servicio nuevo que pasa por una cabina, sala o máquina ya existente, el primer paso al crearlo es marcar ese recurso. No al mes siguiente, cuando ya haya chocado dos veces.
Lo siguiente es decidir cuánto tiempo se queda bloqueada esa cabina después de que el cliente se va, para limpiarla o prepararla para el próximo.
- Cada servicio que usa una cabina, sala o máquina compartida lleva ese recurso marcado en su ficha, no solo la empleada.
- Todos los servicios que marcan el mismo recurso se bloquean entre sí en el calendario, aunque tengan nombre, precio o empleada distintos.
- Se probó reservando dos servicios ligados al mismo recurso en la misma franja, para comprobar que el panel los rechaza.
- Solo se ata como recurso compartido lo que es una sola pieza física; los servicios que no comparten nada quedan libres de reservarse a la vez.
Tres casos para decidir
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Una peluquería tiene un solo sillón de lavado. Corte con lavado lo hace Ana y Tinte con lavado lo hace Sofía, en horarios que nunca coinciden entre ellas. ¿Hace falta atar el sillón como recurso a los dos servicios?
Sí. Que las empleadas nunca coincidan no evita que dos clientas reserven ese sillón a la misma hora con Ana y con Sofía por separado. El recurso se marca en el servicio, no en la persona.
2. El centro de estética añade un cuarto servicio, Bono postparto con presoterapia, que también usa la cabina. ¿En qué momento se marca el recurso?
Al crear el servicio, antes de publicarlo. Si se deja para más adelante, esa franja queda abierta a un choque desde el primer día que alguien la reserve.
3. Un centro de uñas tiene mesa de manicura y sillón de pedicura, cada uno usado por un servicio distinto, y a veces los hace la misma manicurista seguidos. ¿Conviene marcarlos como el mismo recurso para que no se puedan reservar a la vez?
No. Son dos objetos físicos distintos que pueden usarse a la vez aunque los atienda la misma persona; atarlos como un solo recurso bloquearía huecos que en realidad están libres.
Atar cada servicio a su recurso real evita que dos reservas se pisen, pero no deja tiempo para limpiar la sala o preparar la máquina entre una cita y la siguiente: ese colchón no se pone en cada servicio, se pone una sola vez en el recurso.