La factura que piden después del ticket no reescribe el ticket
Sabrás pedir los datos fiscales que faltan, emitir la factura completa en su propia serie y dejar el ticket exactamente como estaba, sin tocar ni repetir ningún número.
Cobraste una clase, una reparación, un pedido. En el momento le diste un ticket, un recibo simplificado con nombre y apellidos como mucho. Cinco días después te escribe: "oye, necesito la factura con mis datos, que lo voy a pasar como gasto". Y ahí te quedas parado, con el ticket ya emitido en la mano y una pregunta incómoda: ¿qué número le pones a esto?
El miedo habitual es tocar el ticket: borrarle el número, ponerle uno nuevo, cambiarle el nombre y llamarlo factura. Es justo el movimiento que no puedes hacer, y el que más problemas trae el día que alguien revisa tus números.
Dos documentos, no una corrección
Ya sabes, de la numeración de este mismo curso, que la serie de tickets y la serie de facturas completas van por separado. Eso es justo lo que te salva aquí: el ticket ya gastó un número de su serie el día que lo diste. La factura que ahora piden no continúa esa serie ni la sustituye por dentro: nace en la serie de facturas completas, con el número que le toque a esa serie ese día.
No hay conflicto porque no comparten numeración. El ticket se queda tal cual, con su fecha y su número. La factura completa es un documento nuevo que, simplemente, hace referencia a aquella venta.
- 1Confirma quién la pide
Si es una empresa o un autónomo con CIF, tiene derecho a la factura completa. Un particular que solo quiere "algo con más letra" no lo tiene: ahí el ticket ya cumplía. - 2Pide los tres datos que faltan
NIF o CIF, nombre o razón social tal como debe figurar, y dirección fiscal. Sin esto no generas nada. - 3Emítela en la serie de completas
El siguiente número correlativo de esa serie, nunca el de la serie de tickets, y nunca el mismo número que ya llevaba el ticket. - 4Referencia el ticket, no lo anules
En el concepto o en una línea de la factura anota qué recibo sustituye a efectos de tu cliente: "corresponde al recibo nº 0114 del 3 de septiembre". El ticket sigue existiendo en tu registro tal cual se emitió. - 5Envíala igual que las demás
Por el mismo canal automático que usas para el resto de facturas, sin reenviar ni tocar el ticket original.
- Cambias número o nombre en el mismo documento
- El ticket original deja de existir como tal
- El hueco en la numeración no tiene explicación
- El ticket se queda igual, con su número y su fecha
- La factura completa nace donde le toca, en su serie
- Queda la referencia entre los dos documentos
Cual elijo: Eliges siempre la segunda: es la única que no rompe la correlatividad de ninguna de las dos series. La primera no se elige nunca una vez el cliente se ha ido con el ticket en la mano; el único momento en que corriges un ticket es antes de entregarlo, si el error es tuyo y lo ves en el acto.
Con esto se cierra el recorrido del curso: sabes quién te obliga a facturar y quién no, distingues un cobro que no es venta, tienes tu numeración lista antes de que nadie la pida, y el cobro dispara la factura solo. Lo de hoy es la pieza que faltaba para el caso incómodo: el que llega tarde, cuando el papel que diste en su momento ya está entregado y no se toca.
- Sabes distinguir a quién le corresponde de verdad la factura completa después del ticket.
- Tienes el mensaje listo para pedir NIF, nombre y dirección antes de generar nada.
- La factura completa sale por la serie que le corresponde, nunca por la del ticket.
- El ticket original queda intacto y solo referenciado, nunca editado ni anulado sin motivo.