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Un hueco para una persona, un hueco para varias plazas
Sales sabiendo qué huecos de tu agenda son de una sola reserva y cuáles admiten varias plazas, y los tienes marcados así antes de que choquen dos reservas.
Tienes una peluquera que corta un pelo cada vez, a las cinco de la tarde. Y tienes una clase de pilates a las seis, en la misma agenda, donde caben doce personas en esa misma hora. Si tratas las dos citas igual, algo se rompe: o la clase se cierra en cuanto entra la primera reserva y once sillas se quedan vacías toda la tarde, o el corte de pelo admite una segunda reserva a la misma hora y una clienta se planta en la puerta sin silla donde sentarse.
La agenda que uses no es el problema. Hay dos tipos de hueco muy distintos, y si no los distingues antes de abrir la reserva online, los estás tratando como si fueran uno solo.
Dos huecos, dos lógicas distintas
Un hueco individual es el que ocupa una sola reserva y se cierra en el momento en que alguien lo coge. Un corte de pelo, una revisión con el podólogo, una mesa para una comida familiar, media hora de alquiler de una furgoneta: en cuanto entra una reserva, ese tramo desaparece de la agenda para cualquier otro cliente.
Un hueco de aforo es el que admite varias reservas independientes en el mismo tramo, cada una descontando de un mismo cupo. Una clase de yoga, un taller de cerámica, una proyección, una excursión guiada: la primera reserva no cierra nada, solo resta una plaza de las que hay disponibles.
Lo que separa un hueco individual de uno de aforo es quién presta el servicio en ese tramo. Si es una persona, una mesa o una máquina que solo puede con un cliente detrás de otro, el hueco es individual. Si es un espacio o una clase donde caben varios sin estorbarse, el hueco es de aforo.
Un box de crossfit tiene una clase con quince plazas a las siete de la mañana y, media hora después, una sesión personal de un solo cliente con el entrenador. Una clínica dental tiene el sillón como hueco individual toda la mañana y, los martes por la tarde, una charla informativa sobre ortodoncia donde caben veinte personas sentadas. Un estudio de tatuajes solo tiene sitio para un cliente por artista a la vez; una escuela de surf saca a ocho alumnos a la misma hora con el mismo profesor en el agua.
- Una reserva ocupa todo el tramo entero
- Se cierra en el instante en que alguien lo confirma
- Lo presta una sola persona, mesa o máquina a la vez
- Ejemplos: un corte de pelo, una consulta, una mesa
- Varias reservas conviven en el mismo tramo
- Sigue abierto hasta que se llenan las plazas fijadas
- El espacio o la clase admite varios clientes sin chocar entre sí
- Ejemplos: una clase colectiva, un taller, una proyección
Cual elijo: Si quien atiende el hueco solo puede con un cliente detrás de otro, márcalo individual. Si el hueco es un espacio o una clase donde caben varios sin estorbarse, márcalo de aforo y fija cuántas plazas tiene: eso es lo que resuelve la próxima lección.
Cuando alguien reserva por teléfono, tú decides en el momento si hay sitio. Cuando reserva desde la web o por WhatsApp sin que nadie del negocio conteste, es el sistema el que decide solo, y solo acierta si le has dicho antes qué tipo de hueco tiene delante. Por eso este marcado se hace antes de abrir la reserva online, cuando todavía puedes corregirlo sin que ningún cliente lo note.
Esto no lo decides una vez para todo el negocio. Lo decides hueco por hueco. Un centro de estética puede tener el masaje como hueco individual a las diez de la mañana y el taller de manicura en grupo como hueco de aforo a las cinco de la tarde, el mismo día, en la misma agenda. Un restaurante puede tener las mesas como huecos individuales y, la misma noche, una cata de vinos con doce plazas sueltas. Mezclar los dos tipos en el mismo calendario es lo normal en cualquier negocio con más de un servicio.
- 1Mira quién atiende ese tramo
Pregúntate si el que presta el servicio en ese hueco, una persona, una mesa, una máquina, puede atender a más de un cliente a la vez o no. - 2Si la respuesta es no, es individual
Márcalo con una sola plaza. En cuanto entra una reserva, ese hueco desaparece de la agenda para los demás. - 3Si la respuesta es sí, es de aforo
Fija cuántas plazas caben y déjalo abierto hasta que se llenen; cada reserva resta una plaza, no cierra el hueco entero. - 4Revisa hueco por hueco, no todo el calendario de golpe
Un mismo negocio mezcla los dos tipos el mismo día; márcalos uno a uno antes de que un cliente choque con otro en la puerta.
Con esto ya tienes el criterio para mirar tu agenda entera y decir, hueco por hueco, si es de una plaza o de varias. Marca primero los que tienes más claros, la mesa, el corte de pelo, la clase colectiva, y deja para el final los que dudas.
La próxima lección entra en el número exacto: cuántas plazas caben en cada uno de los huecos que acabas de marcar como aforo.
- Cada hueco de tu agenda queda marcado como individual o de aforo
- Tienes el criterio para decidirlo: quién presta el servicio y a cuántos puede atender a la vez
- Has revisado los huecos que estaban puestos por defecto como aforo sin serlo, y al revés
Ponte a prueba
Responde antes de abrir cada una. Si alguna se te resiste, vuelve al apartado que la explica.
1. Una fisioterapeuta trabaja sola, pero en la misma sala tiene puesta una bicicleta estática que dos clientes usan a la vez sin problema. ¿Cómo marca las dos citas?
La sesión de fisioterapia es individual, porque ella solo puede atender a un cliente detrás de otro. El hueco de la bicicleta es de aforo con dos plazas, porque el espacio admite a los dos sin que se estorben.
2. Un taller de coche tiene un elevador que solo puede levantar un vehículo cada vez, pero factura las citas de dos en dos porque así llena antes la agenda. ¿Qué pasa si mantiene esas dos reservas en el mismo hueco?
El hueco es individual porque lo presta una sola máquina que no puede con dos coches a la vez. Si se deja como aforo, dos coches llegan a la misma hora y uno se queda esperando en la calle: hay que marcarlo con una sola plaza y separar las citas.
3. Una academia de idiomas abre una clase de conversación con aforo de ocho plazas, pero decide que si entran menos de tres alumnos, la imparte igual como si fuera una tutoría individual. ¿Sigue siendo un hueco de aforo?
Sigue siendo de aforo mientras el profesor pueda atender a los ocho a la vez sin que unos estorben a otros; lo que cambia es cuántas plazas se llenan, no el tipo de hueco. Solo pasaría a individual si decide, aparte, abrir una tutoría en un hueco distinto de la agenda.
Ya distingues el hueco de una plaza del hueco de varias; lo que todavía no has fijado es cuántas plazas aguanta bien cada uno, y ese número es tu siguiente decisión.