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Las reglas de tu agenda: duración, señal, cancelaciones y faltas
Acabas con la agenda abierta al público: tus horas reales, la señal que sujeta la cita, los avisos al cliente y qué hacer con quien no aparece.
Alguien reserva a las diez y a las diez y cuarto ya tienes a otro esperando en la puerta, porque el hueco que publicaste no incluía el tiempo de recoger la sala anterior. Otro reserva y no aparece, y esa media hora ya no se la das a nadie más. Un tercero cancela dos horas antes y te quedas sin margen para llenarlo. Nada de esto es mala suerte: es que la agenda no tiene reglas escritas, y sin reglas escritas cada cliente decide las suyas.
Este curso ordena la agenda hueco a hueco: primero cuánto dura de verdad cada cita con su margen de cambio de turno, después qué señal pedir y con qué texto, luego hasta cuándo se puede cancelar sin perderla y qué pasa con quien no aparece. Termina con el recordatorio que reduce los huecos vacíos, una lista de espera que llevas tú a mano para rellenarlos, y las dos cifras que te dicen cada semana si algo hay que tocar.
Sirve a quien ya tiene un calendario de citas o pedidos con horario fijo y quiere dejar de perseguir confirmaciones por WhatsApp; no es para quien vende solo por catálogo sin horas que reservar.
- Calcular el hueco real de cada servicio sumando el trabajo, el cambio de turno y el margen de retraso.
- Decidir si tu señal es un importe fijo o un porcentaje, con el texto exacto para pedirla.
- Fijar por escrito el plazo de cancelación gratuita y la penalización a quien no aparece.
- Llevar a mano una lista de espera ordenada para llamar en minutos a quien puede ocupar el hueco que se acaba de liberar.
Ten a mano las citas de las últimas dos o tres semanas, con sus horas y sus bajas.
Las 7 lecciones
En el orden en que conviene leerlas.
- 1
Cuánto dura de verdad cada cita
Sabes calcular, para cada servicio, el hueco real que hay que publicar en la agenda: el servicio más el cambio de turno más el margen de retraso.
4 min - 2
Un importe fijo si pierdes tiempo, un porcentaje si pierdes un gasto
Sabrás si tu señal debe ser un número fijo o un porcentaje, y tendrás el texto exacto para pedirla sin que suene a desconfianza.
4 min - 3
Hasta cuándo se puede cancelar sin perder la señal
Fijas un plazo de cancelación gratuita según si te da tiempo a llenar el hueco, lo dejas a la vista antes de que el cliente pague la señal y lo repites en la confirmación, y sabes cuándo puedes quedártela si cancela tarde y cuándo la ley te obliga a devolverla.
4 min - 4
Quien no aparece pierde la señal entera, salvo lo que la ley te obligue a devolver
Al terminar tienes escrita la regla fija para el que no aparece: qué te quedas, desde qué minuto aplica y qué le exiges antes de volver a darle cita.
4 min - 5
El recordatorio que evita el hueco vacío
Sales sabiendo cuándo mandar cada aviso, cuándo basta con recordar la hora y cuándo pedir que confirme, con un texto que no suena a regañina.
4 min - 6
Quién ocupa el hueco que se acaba de cancelar
Al terminar tienes una lista de espera que llevas tú a mano: quién entra primero, qué mensaje le mandas y cuánto tiempo le das para contestar antes de escribir al siguiente.
6 min - 7
Los dos números que te dicen si la agenda funciona
Cada semana miras dos cifras, la ocupación y las faltas, y ellas te dicen si tocar la visibilidad, el horario, la señal o el plazo de cancelación.
4 min