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Cuando WhatsApp deja de ser cosa de uno solo
Sabe repartir quién contesta qué en WhatsApp cuando ya no da abasto una persona: qué deja al bot, qué contestan siempre él y su equipo, y cómo evitar que dos contesten lo mismo o que un mensaje se quede sin nadie. Termina con las reglas de reparto y los horarios de cobertura escritos y repartidos entre el equipo.
Cuando solo contestabas tú, WhatsApp funcionaba sin reglas: veías el mensaje, respondías, listo. En cuanto entra una segunda persona, o un bot, empieza el lío: un cliente recibe la misma respuesta dos veces, o espera y no le contesta nadie porque cada uno pensó que lo llevaba el otro. Nadie decidió antes quién se queda con qué conversación, así que se decide sobre la marcha, y sobre la marcha se falla.
Este curso ordena ese reparto de principio a fin. Primero enseña a distinguir las dos averías, doble respuesta o mensaje sin nadie, y por cuál empezar a arreglar. Después traza la línea entre lo que dejas al bot y lo que contestáis siempre vosotros. Sigue con la regla de quién es dueño de cada conversación, un gesto para marcar que la llevas tú, como pausar el bot en esa conversación desde el panel, y un horario de guardia por persona, sabiendo que el bot contesta en los huecos sin cobertura. Termina con esas reglas escritas, repartidas entre el equipo y probadas con un mensaje real.
Sirve a quien ya tiene más de una persona contestando WhatsApp, o va a sumar un bot, y quiere que no se pisen ni se pierdan mensajes; si contestas tú solo y te sobra tiempo, no lo necesitas todavía.
- Distinguir si tu WhatsApp tiene doble respuesta o mensaje sin contestar, y por cuál empezar
- Separar qué preguntas dejas al bot, con los datos de tu negocio, y cuáles prefieres contestar siempre en persona
- Escribir y compartir con tu equipo la regla de quién se queda con cada conversación
- Repartir un horario de guardia por persona, sabiendo que el bot contesta a cualquier hora en los huecos sin cobertura
Conviene tener ya un WhatsApp del negocio en marcha, aunque hoy lo lleve una sola persona.
Las 6 lecciones
En el orden en que conviene leerlas.
- 1
Dos personas, un cliente: por qué se pisan las respuestas
Sabes distinguir si tu WhatsApp tiene pisotón (dos respuestas) o bola perdida (ninguna), y por cuál de los dos empezar.
8 min - 2
Lo que el bot no suelta aunque haya más manos
Al terminar tienes escrita la lista de preguntas que se dejan siempre al bot, pase lo que pase con el equipo, y el criterio para decidir si algo nuevo entra en esa lista o lo coge directamente una persona.
4 min - 3
A quién le toca cada cliente
Te llevas la regla de reparto escrita donde todo el equipo la ve: qué conversación es de quién, y quién se queda con lo que no encaja en ningún tema.
8 min - 4
Quien la coge, la coge
Al terminar, cada conversación se marca con un gesto visible antes de contestar, y se suelta con el mismo gesto cuando no vas a seguir tú.
4 min - 5
Las horas de cada uno, y las horas de nadie
Un horario de cobertura por persona escrito donde todo el equipo lo ve, con los huecos sin nadie marcados y decidido quién recoge lo que el bot pasa a una persona mientras no cubre nadie.
8 min - 6
Las reglas puestas, probadas con un mensaje real
Después de esta lección tienes las reglas de reparto y los horarios de guardia escritos donde todo el equipo los ve, y comprobados con un mensaje real que no se duplica ni se queda sin nadie.
6 min